Pada menu ini seluruh pengaturan di menu dapat dikelola oleh pengguna. Dengan adanya settings beberapa data dan opsi yang berkaitan dengan jalannya modul purchase bisa berjalan dengan baik sesuai ketentuan. Untuk lebih jelasnya lihat poin – poin berikut.
A. DAFTAR GRUP SETTINGS #
Untuk membuka menu pengguna klik menu Settings setelah itu akan tampil laman berikut.
Detail settings purchasing :
- General, merupakan settings yang hal general di modul mulai dari pengaturan kode prefix di sistem, vendor tax document type & transaction, payment terms, category, delivery, FOB, payment method, notes template, dan pdf signature
- Journal Settings, berisi daftar pengaturan terkait jurnal akuntansi berupa exchange rate difference journal
Untuk penjelasan lengkap mengenai settings ini akan dijelaskan di poin selanjutnya
B. VENDOR TAX DOCUMENT TYPE #
Pada settings ini pengguna dapat kelola vendor tax document type yang nanti berguna di menu vendors. Adapun opsi yang bisa dilakukan di menu ini adalah sebagai berikut.
1) Untuk membuka pengaturan ini klik link Vendors Tax Document Type setelah itu akan muncul tampilan awal berikut
2) Dari tampilan di atas terdapat tampilan tombol add vendor tax document type (a) dan tabel data berisi data. Selain itu terdapat juga link edit dan delete jika pengguna pilih salah satu data.
Adapun untuk opsi yang bisa dilakukan silahkan simak poin berikut ini.
a. Tambah Tax Document Type
Mulanya pengguna dapat tambah data vendors tax document type yang baru ke pengaturan dengan mudah. Untuk caranya bisa lihat langkah berikut.
1) Pada menu setting klik tombol Add Vendors Tax Document Type
⇓
2) Setelah tombol diklik muncul form tambah data dan pengguna dapat langsung isi data document type. Langkah akhir adalah klik save untuk proses simpan data.
3) Tunggu proses berjalan dan jika berhasil maka data baru akan muncul di sistem
b. Edit dan Delete Tax Document Type
Pengguna dapat melakukan edit data atau delete data vendors tax document type dengan mudah melalui langkah – langkah berikut.
1) Untuk opsi edit data, pengguna pilih salah satu data di tabel lalu klik link edit.
2) Ketika tombol diklik akan muncul laman edit data yang sama dengan laman tambah data. Pengguna dapat langsung edit data yang ada lalu klik save untuk memprosesnya
3) Jika proses edit berhasil maka akan muncul notifikasi sukses dan data akan berubah di tabel
4) Adapun untuk delete data pengguna dapat klik tombol delete pada salah satu data lalu klik delete
5) Jika tombol diklik akan muncul form konfirmasi hapus data. Klik OK untuk lanjut proses dan jika proses berhasil data akan terhapus dari sistem
⇓
C. VENDOR TAX DOCUMENT TRANSACTION #
Pada settings ini pengguna bisa kelola data tax document transaction yang nanti digunakan pada menu vendors. Sama seperti sebelumnya terdapat beberapa opsi yang bisa dilakukan di menu ini antara lain sebagai berikut.
1) Untuk membuka settings klik link Vendors Tax Document Transaction setelah itu akan muncul tampilan awal berikut
⇓
2) Dari tampilan di atas terdapat tampilan tombol add vendor tax document transaction (a) dan tabel data dengan kolom document type dan document transaction (b). Selain itu terdapat juga link edit dan delete jika pengguna pilih salah satu data.
Adapun untuk opsi yang bisa dilakukan silahkan simak poin berikut ini.
a. Tambah Tax Document Transaction
Untuk menambah data tax document transaction yang baru pengguna dapat melakukan beberapa langkah berikut.
1) Pada menu setting klik tombol Add Vendors Tax Document Transaction
2) Ketika form tambah data muncul pengguna dapat pilih tax document tpe dengan klik select pada pilihan lalu akan tampil pop up pilih tax document type. Data type ini penting karena berkaitan dengan transaction secara langsung.
3) Setelah memilih type pengguna dapat mengisi data document transacition dan klik save untuk proses simpan data.
4) Tunggu proses berjalan dan jika berhasil maka data baru akan muncul di sistem
b. Edit dan Delete Tax Document Transaction
Pada pengaturan ini pengguna juga dapat lakukan opsi edit dan delete data dari data vendors tax document transaction. Untuk lebih jelasnya simak pembahasan berikut ini.
1) Pengguna dapat edit data dengan pilih salah satu data di tabel lalu klik link edit.
2) Ketika tombol diklik akan muncul laman edit data yang sama dengan laman tambah data. Pengguna dapat edit data dengan memilih document type atau mengubah document transaction yang baru.
3) Langkah akhir lakukan klik save untuk memproses edit data dan jika berhasil maka akan muncul notifikasi sukses dan data akan berubah di tabel
4) Adapun untuk delete data pengguna dapat klik tombol delete pada salah satu data lalu klik delete
5) Setelah link diklik pengguna akan dapati form konfirmasi untuk hapus data. Klik OK untuk lanjut prosesnya dan tunggu sistem berjalan hingga data tersebut berhasil terhapus di sistem
D. VENDOR PAYMENT TERMS #
Pada settings ini pengguna dapat kelola data payment terms dari vendor yang ada di modul. Payment terms nantinya akan muncul di beberapa menu terutama bagian pembayaran. Untuk penjelasan dari pengaturan ini simak ulasan berikut.
1) Mulanya buka menu dengan klik link Vendor Payment Terms setelah itu akan muncul tampilan awal berikut
⇓
2) Dari tampilan di atas terdapat tampilan tombol add payment terms (a) dan tabel data berisi data payment terms dengan kolom name, day count, dan notes (b). Selain itu terdapat juga link edit dan delete jika pengguna pilih salah satu data.
Pada pengaturan ini ada beberapa opsi yang bisa dilakukan antara lain sebagai berikut.
a. Tambah Payment Terms
Untuk opsi ini dapat tambah sales category ke pengaturan dengan mudah. Untuk tatacaranya dapat diihat pada poin berikut.
1) Pada menu klik tombol Add Payment Terms untuk munculkan form tambah data
⇓
2) Pada form tambah data isikan data secara angsung berupa name, day count, dan notes. Setelah data dirasa lengkap klik save untuk proses simpan data.
3) Jika proses simpan data berhasil maka data baru akan muncul di sistem sebagai berikut
b. Edit dan Delete Payment Terms
Data payment terms dapat diedit atau dihapus oleh pengguna dengan mudah jika opsi ini diperlukan. Untuk tatacara dari opsi ini bisa lihat penjelasan di bawah ini.
1) Pengguna dapat edit data dengan pilih salah satu data di tabel lalu klik link edit.
2) Setelah tombol diklik muncul form edit data dan pengguna dapat langsung edit data payment terms yang baru. Klik save untuk lanjutkan proses ubah data jika data dirasa sudah tepat
3) Jika proses edit berhasil maka akan muncul notifikasi sukses dan data akan berubah di tabel
4) Adapun untuk opsi hapus data, pengguna dapat pilih salah satu data lalu klik delete
5) Ketika link diklik secara otomatis muncul konfirmasi untuk hapus data. Klik OK untuk lanjutkan proses hapus dan jika berhasil maka data akan terhapus dari sistem
E. VENDOR CATEGORY #
Settings ini berguna untuk melakukan pengaturan category vendor yang nanti akan digunakan untuk menu vendors. Pada pengaturan ini terdapat bebeapa opsi yang bisa dilakukan pengguna antara lain sebagai berikut.
1) Untuk buka menu klik link Vendor Category setelah itu akan muncul tampilan awal berikut
⇓
2) Dari tampilan di atas terdapat tampilan tombol add vendor category (a) dan tabel data (b). Selain itu terdapat juga link edit dan delete yang muncul otomatis ketika pengguna pilih salah satu data.
Adapun beberapa opsi yang bisa dilakukan pengguna di pengaturan ini antara lain sebagai berikut.
a. Tambah Vendor Category
Pada opsi ini data vendor category dapat ditambah ke dalam tabel data pengaturan melalui langkah – langkah di bawah ini.
1) Pada menu setting klik tombol Add Vendor Category lalu akan muncul form tambah berikut
2) Setelah form add muncul isikan data berupa nama kategori dan deskripsi, setelah itu klik save untuk proses simpan data.
3) Jika proses simpan data berhasil maka data baru akan muncul di sistem disertai notifikasi sukses berikut
b. Edit dan Delete Vendor Category
Pada opsi ini data vendor category dapat diedit atau delete oleh pengguna dengan mudah. Untuk caranya dapat dilihat pada poin di bawah ini.
1) Untuk edit data, pilih salah satu data lalu klik link edit untuk tampilkan form edit.
2) Setelah tombol diklik muncul form edit vendor category. Lakukan ubah data secara langsung baik nama dan deskripsi lalu klik save
3) Jika proses edit berhasil maka akan muncul notifikasi sukses dan data akan berubah di tabel
4) Selanjutnya untuk opsi hapus data pilih salah satu data lalu klik link delete. Lihat gambar berikut
5) Setelah link diklik, akan muncul form konfirmasi untuk hapus data. Klik OK untuk melanjutkan proses dan tunggu hingga data terhapus dari sistem
F. DELIVERY #
Pada pengaturan ini data delivery dari kegiatan purchasing dapat diatur oleh pengguna sesuai ketentuan. Data delivery ini berkaitan dengan pihak ekspedisi yang dilibatkan dalam purchasing. Selengkapnya simak ulasan berikut
1) Buka menu dengan klik link Delivery setelah itu akan muncul tampilan awal berikut
⇓
2) Dari tampilan di atas terdapat tampilan tombol add delivery (a) dan tabel data berisi data delivery (b). Selain itu terdapat juga link edit dan delete yang otomatis muncul ketika data dipilih.
Adapun untuk opsi yang bisa dilakukan oleh pengguna di menu ini dapat lihat langkah berikut.
a. Tambah Delivery
Pada opsi ini pengguna dapat tambah data delivery ke pengaturan melalui langkah berikut.
1) Pada setting klik tombol Add Delivery untuk tampilkan form tambah berikut
3) Pada form tambah data isikan data yaitu nama delivery dan jika sudah tepat klik save untuk proses simpan data.
4) Jika proses simpan data berhasil maka data baru akan tampil di tabel data dengan notifikasi sukses berikut ini.
b. Edit dan Delete Delivery
Pengguna juga dapat lakukan edit data dan delete delivery dengan mudah. Untuk caranya dapat lihat poin – poin berikut ini.
1) Untuk opsi edit data pilih salah satu data di tabel lalu klik link edit
2) Pada laman tambah data yang muncul, pengguna dapat ubah data delviery secara langsung lalu lanjut klik save untuk proses edit
2) Jika proses edit berhasil maka akan muncul notifikasi sukses dan data akan berubah di tabel
3) Adapun untuk hapus data pilih salah satu data lalu klik link delete
4) Setelah link diklik akan tampil form konfirmasi hapus data dan pengguna dapat klik OK untuk konfirmasi. Tunggu proses hapus berjalan dan jika berhasil data terhapus dari sistem
⇓
G. FOB #
Pada settings ini pengguna dapat atur data FOB (Free on Board) yang berhubungan dengan menu purchase order dan lainnya. Ada beberapa opsi yang bisa dilakukan pengguna yakni sebagai berikut.
1) Buka pengaturan dengan klik link FOB setelah itu akan muncul tampilan awal berikut
⇓
2) Dari tampilan di atas terdapat tampilan tabel data FOB dan tombol add untuk menambah data baru. Selain itu terdapat juga link edit dan delete jika pengguna pilih salah satu data.
Untuk opsi yang bisa dilakukan silahkan simak poin berikut ini.
a. Tambah FOB
Pengguna dapat tambah data FOB baru ke pengaturan dengan mudah. Ikuti langkah berikut
1) Pada menu setting klik tombol add FOB untuk munculkan form tambah data.
⇓
2) Pada form tambah data isikan data secara langsung yakni nama FOB. Jika data tepat lanjutkan dengan klik tombol save dan data baru akan muncul di sistem
b. Edit dan Delete FOB
Pengguna dapat melakukan edit atau delete data FOB dengan mudah. Adapun untuk cara melakukan opsi ini dapat ikuti langkah berikut.
1) Untuk opsi edit data pilih salah satu data di tabel lalu klik link edit.
2) Setelah link diklik akan tampil laman edit yang sama seperti form tambah data. Edit data edit sesuai ketentuan lalu klik save untuk memprosesnya
3) Jika proses edit berhasil maka akan muncul notifikasi sukses dan data akan berubah di tabel
4) Adapun untuk hapus data pengguna dapat klik link delete pada salah satu data di tabel
5) Setelah link diklik akan tampil konfirmasi untuk hapus data dan pengguna dapat lanjut dengan klik OK.
6) Tunggu proses hapus berjalan hingga data terhapus dari sistem dan muncul notifikasi sukses berikut
H. PAYMENT METHOD #
Menu settings ini dapat digunakan pengguna untuk mengatur jenis payment method yang berlaku di menu purchasing seluruhnya. Pada menu ini ada beberapa opsi yang bisa dilakukan pengguna yakni ada pada poin – poin di bawah ini.
1) Pada awalnya buka setting dengan klik link Payment Method lalu akan tampil laman berikut
⇓⇓⇓
2) Dari tampilan di atas terdapat laman utama dengan detail tombol add payment method dan tabel data denan kolom nomor dan nama (b). Selain itu terdapat juga link edit dan delete jika pengguna pilih salah satu data.
Adapun untuk opsi yang bisa dilakukan silahkan simak poin berikut ini.
a. Add Payment Method
Untuk menambah data payment method baru pengguna bisa lakukan beeberapa tahapan berikut ini.
1) Pada menu setting klik tombol Add Payment Method di bagian atas tabel lalu akan muncul laman berikut
⇓⇓⇓
2) Pada form tambah data pengguna dapat isi data payment method dengan input data Qris dan select account.
3) Untuk account klik select pada pilihan lalu akan tampil pop up select account payment berikut ini. Pilih salah satu data yang ada untuk lanjut prosesnya
4) Setelah seluruh data terisi lanjutkan proses tambah dengan klik save pada form.
5) Tunggu proses tambah data berjalan dan bila sukses maka data baru akan muncul di sistem
b.Edit dan Delete Payment Method
Pada opsi ini edit dan delete data dari data payment method dapat dilakukan oleh pengguna dengan mudah. Untuk caranya sendiri sama seperti sebelumnya yakni sebagai berikut.
1) Untuk edit data pilih salah satu data di tabel lalu klik link edit.
2) Ketika tombol diklik akan muncul laman edit data payment method. Pengguna dapat edit data secara langsung seperti mengubah name atau pilih accpunt. Lihat tampilan berikut.
3) Jika data sudah tepat klik klik save untuk memproses edit data dan bila proses berhasil maka akan muncul notifikasi sukses dan data akan berubah di tabel
4) Sedangkan untuk opsi delete data lakukan hal ini dengan klik tombol delete pada salah satu data di tabel
4) Jika link diklik akan tampil form konfirmasi untuk hapus data dan pengguna dapat Klik OK untuk konfirmasi hapus data tersebut. Tunggu proses berjalan dan bila berhasil data akan terhapus dari sistem
I. NOTES TEMPLATE #
Pada pengaturan ini pengguna dapat melakukan pengaturan notes template yang ada pada menu purchasing. Untuk proses yang dapat dilakukan silahkan ikuti langkah berikut.
1) Pada menu settings pilih notes template untuk membuka menu tersebut
2) Setelah tombol diklik akan muncul laman untuk ubah note template. Edit data note sesuai ketentuan yang ada mulai dari note purchase order, note purchase received, payment, dan lainnya.
3) Isikan data notes lain bila diperlukan namun jika seluruh data sudah tepat klik save untuk proses simpan data.
J. SETTINGS PREFIX #
Pada settings general ini terdapat pengaturan prefix dengan beragam jenis yang dapat diubah diubah sesuai ketentuan oleh pengguna. Adapun untuk melakukan pengaturan ini dapat ikuti langkah berikut.
1) Pada menu settings klik link General lihat beberapa daftar settings prefix. Mula – mula ubah Vendors Code Prefix dengan klik link lalu akan muncul tampilan berikut
⇓⇓
2) Pada menu vendor code prefix di atas ubah kode prefix yang tersedia lalu klik save untuk menyimpan data baru
3) Tahap selanjutnya pengguna dapat ubah purchase order code prefix dengan klik link untuk tampilkan pengaturan
4) Pada laman purchase order code prefix ubah data kode prefix lalu klik save untuk menyimpan data baru
5) Selanjutnya pengguna dapat ubah purchase received code prefix dengan klik link dan akan tampil pengaturan tersebut. Sedangkan untuk ubah data cukup kode prefix dan klik save untuk lanjut prosesnya
⇓⇓
6) Pengaturan selanjutnya terdapat Purchase invoice code prefix. Buka menu dengan klik link lalu ketika menu muncul langsung saja ubah data prefix yang ada dan klik save
7) Selanjutnya terdapat pengaturan Purchase Return code prefix. Buka pengaturan dengan klik link, lalu ketika laman muncul langsung ubah data prefix dan klik save untuk proses pengaturan. Lihat gambar berikut ini
K. PDF SIGNATURES #
Settings ini berfungsi untuk mengelola pihak – pihak yang tercantum pada signature saat proses ekspor PDF. Untuk melakukan pengaturan ini cukup mudah yakni ikuti langkah berikut berikut.
1) Pada menu settings pilih PDF Signatures untuk membuka menu tersebut
2) Setelah tombol diklik akan muncul form edit PDF Signatures. Ubah data deskripsi signature pada setiap section misalnya down payemnt, purchase payment, invoice, order, dan lainnya. Lihat gambar berikut
3) Isikan data PDF Signatures lain bila perlu namun jika seluruh data sudah tepat klik save untuk proses simpan data. Tunggu proses berjalan hingga pengaturan berubah
L. EXCHANGE RATE DIFFERENCE JOURNAL #
Pengaturan ini termasuk kategori jurnal dan mengatur exchange rate difference yang berlaku pada menu purchasing. Dalam menu ini terdapat beberapa opsi yang bisa dilakukan yakni sebagai berikut
1) Mula – mula buka pengaturan dengan klik link Exchange Rate Difference Journal lalu akan tampil laman awal berikut
⇓⇓
2) Dari tampilan di atas terdapat detail berupa select data USD Account. Pengguna dapat langsung pilih/select data yang ada lalu akan muncul popup data berikut
3) Pilih data yang ada popup yang ada sesuai ketentuan dan jika sudah tepat lanjutkan pengaturan dengan klik save.
4) Tunggu proses berjalan di sistem dan jika pengaturan berhasil akan muncul notifkasi sukses berikut.
