Pada bagian ini pengguna lanjutkan proses penggunaan ERP dengan melakukan serangkaian kelola data mulai dari kelola data items dan initial inventory serta menambah data customer untuk proses transaksi. Selengkapnya simak ulasan berikut.
A. TAMBAH DATA ITEMS #
Mula – mula pengguna dapat membuka menu items lalu dapat menambah data items secara langsung sebagai bagian data perusahaan. Adapun untuk buka menu items klik Items lalu akan muncul tampilan berikut.
Detail tampilan menu items :
- Tombol Add Items, merupakan tombol untuk menambah data items ke sistem
- Tab Data, merupakan tampilan tab yang mengelompokkan jenis data apakah approved, waiting, rejected, atau draft
- Tabel data, berisi data – data items yang ada di sistem. Tabel berisi kolom seperti image, item, type, category, warehouse, department, project, price dan status
Selain itu pada tabel terdapat link Opsi Data yang akan muncul jika data dipilih. Link akan muncul secara otomatis berupa view, add picture, edit, dan delete data serta log.
Adapun untuk opsi tambah data pengguna dapat ikuti penjelasan berikut :
1) Pada bagian atas menu klik menu ADD ITEMS
2) Setelah tombol diklik akan muncul form tambah data items. Pada form terdapat beberapa tab input berupa Items, Pricing, Unit, dan GL Account. Lihat gambar berikut
3) Mula – mula pada tab items pengguna pilih data berupa item type karena wajib. Klik select pada opsi lalu akan tampil form sesuai gambar berikut. Pilih salah satu data item type lalu lanjut ke pilihan lainnya.
4) Pilih juga data lain yang akan diinput mulai dari nama, code, (Wajib) dan pilihan lain seperti item header, part type, dan category. Lihat gambar berikut
5) Pada bagian lain isikan juga data lain seperti select warehouse (Wajib), sales name, SKU, Department, Project, dan beberapa pilihan lain yang sifatnya opsional misalnya deskripsi, item length, item produced. Lihat gambar berikut
6) Lakukan hal yang sama pada Pada tab Prices dengan klik tab dan isikan data price. Isi data mulai dari Default price (Wajib), level price dari 1 sampai 5, default discount, buy price, dan witholding tax.
7) Pada tab selanjutnya yaitu unit isikan data unit dari barang yang akan diinput. Isikan default unit, default conversion, level unit dan level conversion berikut.
8) Pada tab akhir yaitu GL Account pilih data akun yang ada mulai dari inventory account hingga unbilled goods account. Lihat gambar berikut ini.
9) Bila seluruh data telah sesuai klik tombol Save untuk memproses simpan data atau Save As Draft untuk menyimpannya ke dalam draft.
10) Tunggu proses add data berjalan dan bila berhasil maka muncul notifikasi sukses dan data baru tampil di tabel data sebagai berikut.
B. VIEW DATA ITEMS #
setelah tambahkan data pengguna bisa lakukan view dari data items yang sudah masuk ke sistem dan melakukan beberapa opsi yang ada di menu. Selengkapnya lihat poin berikut ini.
1) Untuk lihat data pilih salah satu data pada tabel lalu klik link view pada link opsi data yang muncul
2) Setelah tombol diklik akan muncul form detail items berisi seluruh data yang sudah diinput. Dalam laman terdapat Tab Items, Price, Unit, Picture, GL account, dan Stock. Untuk tab items terdapat informasi data items secara detail sebagai berikut.
3) Pada bagian bawah laman terdapat tab opsional berisi beberapa tab yang berhubungan dengan task. Tab yang ada terdiri dari reminders, tasks, notes, discuss, attachment, dan journal. Untuk pembahasan opsi ini tidak kami jelaskan di modul ini.
4) Selanjutnya pada tab Pricing dan Unit masing – masing terdapat detail berupa pricing dan unit dari masing – masing item
Ket : detail tab pricing
Ket : detail tab unit
5) Pada tampilan tab lain terdapat Picture yang menampilkan gambar dari items dan GL Account yang menampilkan daftar GL Account dari item
Ket : detail tab picture
Ket : detail tab GL Account
6) Pada tab terakhir yakni tab Stocks berisi informasi mengenai stok barang yang sudah diinput sebelumnya. Lihat gambar berikut
7) Adapun untuk opsi lain seperti edit dan delete data bisa lihat tutorial pada modul Inventory menu items
C. TAMBAH DATA INITIAL INVENTORY #
Pada opsi ini pengguna dapat tambahkan initial inventory dari items yang sudah ditambahkan sebelumnya. Adapun untuk melakukannya mula – mula pengguna dapat buka menu Initial Inventory pada daftar menu inventory setelah itu akan muncul menu berikut ini.
Detail tampilan menu initial inventory di atas :
- Tombol Add Inventory, merupa tombol untuk menambah data initial inventory
- Tab Data, merupakan tab yang mengelompokkan jenis data initial inventory berdasarkan status mulai dari Approved, Waiting Approved, Rejected, dan Draft.
- Tabel data, berisi data – data initial inventory secara umum dalam tabel. Tabel berisi kolom code, Ite, Warehouse, unit, quantity, price, note, dan status. Selain itu terdapat link opsi data yang akan muncul bila pengguna memilih salah satu data. Link tersebut yakni view, edit, delete, dan log
Sama seperti menu sebelumnya untuk menambah data initial inventory ke sistem ikuti beberapa langkah berikut.
1) Pada bagian atas tabel data klik Tombol Add Initial Inventory
2) Setelah tombol diklik akan muncul form tambah initial inventory mulai dari input , date, item, quantitiy, price yang sifatnya wajib. Selain itu terdapat pilihan branch, department, notes, project, dan warehouse
3) Mula – mula pengguna isi data wajib berupa pilihan item lalu secara otomatis unit data akan muncul dengan sendirinya. Contoh pada gambar berikut
4) Pada bagian lain pengguna wajib pilih data warehouse tempat barang tersimapn. Caranya dengan klik select pada warehouse lalu akan muncul tampilan pilih warehouse
5) Jika seluruh data telah tepat klik save untuk lanjutkan simpan data atau save as draft untuk menambahkan ke draft
6) Tunggu proses tambah data berjalan dan bila berhasil maka data baru muncul di tabel sistem sesuai pilihan simpan. Contoh di bawah ini statusnya adalah draft
D. VIEW DATA INITIAL INVENTORY #
Pada opsi ini pengguna dapat view data dari initial inventory yang sudah masuk ke sistem. Ada beberapa langkah yang perlu dilakukan pada opsi ini antara lain sebagai berikut.
1) Mula – mula untuk lihat data klik link view pada link opsi data yang muncul untuk tampilkan laman view
2) Pada form detail data initial invetory terdapat detail berupa code, warehouse, item, date, unit dan jumlah, serta harga. Dalam laman juga terdapat terdapat tab opsi reminders, tasks, discuss, notes, attachment, jounral (Tidak dibahas di bab ini).
E. TAMPILAN AWAL MENU CUSTOMERS #
Pada tahap selanjutnya setelah pengguna mengelola data barang pengguna dapat kelola data customer dengan menambah customer. Namun untuk awalnya pengguna harus membuka menu dengan klik menu customer maka akan muncul tampilan awal berikut.
Dari menu di atas terdapat beberapa detail berikut :
- Tombol Opsi, berisi beberapa tombol opsi untuk kelola data customers, mulai dari new customer, import customer, dan contacts
- Summary, merupakan tampilan ringkasan jumlah customer yang ada dan tercatat di sistem
- Tombol Opsi Tabel, berisi beberapa tombol yang mengatur opsi tabel mulai dari filter data berdasar row, export, dan bulk actions serta refresh. Selain itu terdapat opsi untuk exclude inactive customer dimana data customer tidak aktif tidak akan ditampilkan
- Tabel data, berisi data – data leads yang terdiri atas kolom name, company, email, phone, lead value, tags, assigned, status, source, last contact, dan lainnya. Selain menu di atas terdapat link Opsi Data yang akan muncul jika data dipilih. Link akan muncul secara otomatis berupa link view, edit dan delete.
Adapun untuk tambah data baru customer antara lain sebagai berikut :
1) Pada bagian atas tampilan menu klik tombol New customer
2) Setelah tombol diklik akan muncul laman tambah data dengan beberapa tab di dalamnya. Mula – mula admin dapat isi data awal pada tab customer details dengan mengisi data company secara lengkap (Nama, alamat, phone, website, alamat, negara)
3) Pada tab lain yakni Billing & Shipping masukkan data untuk billing dan shipping berupa alamat yang sesuai. Pengguna bisa juga copy alamat shipping yang sama dengana alamat billing. Lihat gambar berikut.
4) Pada tab lain yakni Sales isikan pilihan price level dan payment terms
5) Pada bagian akhir isikan data pada tab tax berupa nomor NPWP, NIK, dan document type serta alamat tax yang sesuai. Jika seluruh data sudah tepat klik save untuk memproses input data customer yang baru
6) Jika proses berhasil akan muncul notifikasi sukses dan secara otomatis laman akan berubah menjadi profile customer berikut.
7) Setelah data terbentuk pengguna masih bisa melakukan opsi lain yang lebih detail seperti edit dan delete customer melalui modul customer. Untuk tutorialnya bisa dilihat pada panduan tersebut.