Pada menu ini data kandidat pelamar kerja dapat dikelola oleh admin untuk nantinya dapat diproses sesuai dengan ketentuan perusahaan. Nantinya data kandidat dapat diproses dan diteruskan menjadi data pegawai pada modul HR Records. Adapun untuk opsi apa saja yang berlaku di menu ini silahkan simak penjelasan berikut.
A. TAMPILAN MENU CANDIDATE PROFILE #
Mula – mula admin dapat buka menu denganc ara klik Menu Candidate Profile lalu akan muncul laman berikut ini.
Detail tampilan menu di atas adalah sebagai berikut :
- Tombol Opsi, adalah beberapa tombol opsi untuk melakukan new candedidate, send email, dan switch to kan ban
- Filter Data, berupa form untuk melakukan filter data berdsarkan status dan campaign
- Filter Tabel & Tombol Opsi Tabel, berupa tombol untuk memfilter data berdasarkan jumlah row serta tombol export data dan export PDFs (Khusus untuk data terpilih)
- Tabel Data, berupa tabel candidate profile berisi kolom code, name, on-boarding process, status, email, phone number, birthday, dan campaign. Pada tabel juga ada link opsi untuk view, edit, delete yang muncul otomatis ketika data dipilih oleh pengguna
Adapun untuk beberapa opsi yang dapat dijalankan oleh admn di menu ini silahkan simak poin – poin berikut.
B. OPSI SEND EMAIL & KAN BAN #
Pada tampilan awal admin dapat lakukan opsi send email candidate dan mengoperasikan tampilan kan ban dari menu. Selengkapnya simak ulasan berikut
1) Untuk opsi send email admin dapat klik tombol send email pada bagian atas form untuktampilkan form
2) Setelah form tampil akan muncul form send email dan admin dapat isikan tujuan email, subject dan content
3) Setelah semua data tepat klik save utnuk mengirim email dan bila berhasil maka akan muncul notifikasi sukses berikut ini
4) Sedangkan untuk opsi kan ban admin dapat klik tombol Switch to Kan-Ban untuk munculkan laman tersebut
5) Setelah tombol diklik akan muncul tampilan kan ban yang terdiri atas beberapa kategori data dari candidate berisi data candidate profile di dalamnya
6) Karena tampilan kan ban dikelompokkan berdasar status admin dapat mengubah status data dengan cara drag data lalu drop ke kan ban yang diinginkan. Lihat gambar berikut ini
7) Jika proses drag berhasil maka akan berubah statusnya dan muncul notifikasi sukses berikut.
C. NEW CANDIDATE #
Pada opsi ini pengguna dapat tambahkan candidate yang baru ke sistem dengan mengikuti beberapa langkah berikut.
1) Untuk menambah data admin dapat klik tombol new candidate untuk munculkan laman
2) Setelah tombol diklik akan tampil laman data dengan beberapa form tersedia. Admin dapat lakukan tambah data awal berupa general info yakni pilihan campaign, code, name, birthday, gender, dan desired salary.
3) Pada bagian lain isikan data identitas seperti birthplace, identification, martial, nationality, dan lainnya
4) Pada bagian akhir dari general info isikan skill dan interest yang ada
- Selanjutnya pada bagian contact info isikan juga data kontak seperti nomor handphone, email (wajib), sosial media, dan alamat
6) Selain itu isikan juga data akomodasi, gambar dan cv bila perlu
7) Pada bagian lain form isikan data seniority atau pengalaman kerja bila candidate sudah pernah bekerja. Isikan data berupa tanggal, perusahaan, contact person, salary dan lainnya
7) Pada bagian akhir isikan data literacy atau pendidikan dan reference atau relationship bila ada. Data litercay berupa tanggal dan tempat pendidikan sebelumnya sedangkan relationship berisi data siapa yang berelasi dengan candidate tersebut
Ket : input data literacy
Ket : input reference
8) Setelah semua data dirasa lengkap dan benar klik tombol save untuk lanjutkan proses tambah data. Tunggu proses simpan data berjalan di sistem dan apabila berhasil maka data akan masuk ke sistem disertai notifikasi sukses berikut
D. VIEW DATA AWAL #
Pada opsi ini pengguna dapat lihat detail data candidate yang sudah masuk ke sistem dan terdapat beberapa opsi yang dapat dilakukan di dalamnya. Untuk lebih jelasnya silahkan simak penjelasan berikut.
1) Pada tabel data candidate pilih satu data lalu Klik link view yang muncul
2) Jika link diklik akan muncul form detail data candidate yang terdiri dari beberapa tab seperti detail, recruitment history, capacity, dan attachment. Selain itu ada juga beberapa tombol opsi seperti change status, rate, email, dan care. Lihat gambar berikut ini.
3) Pada tab awal terdapat informasi detail mulai dari other info, seniority, dan literacy seperti gambar berikut
Ket : view candidate
Ket : info seniority & literacy
4) Pada bagian lain yakni tab recruitment history terdapat riwayat rekrutmen yang dilakukan oleh kandidat tersebut
5) Pada tab lain juga terdapat tab capacity profile yang menampilkan evaluasi dan hasil dari rate atau interview yang sudah dilakukan
6) Pada tab terakhir terdapat attachment yang berisi attachment dari kandidat bila ada
E. OPSI PADA VIEW DATA #
Pada laman view data terdapat beberapa opsi yang bisa dijalankan oleh admin perihal dengan data candidate yang ada. Untuk apa saja opsi yang bisa dilakukan dapat lihat poin – poin berikut
a. Ubah Status
Admin dapat lakukan ubah status melalui laman view melalui beberapa langkah berikut.
1) Mula – mula pada laman view lihat pada form change status lalu akan muncul form berikut
2) Setelah form muncul ubah status dengan memilih data yang sesuai dengan kondisi candidate. Setelah pilihan dipilih secara otomatis data akan berubahs tatus dan muncul notifikasi berikut
b. Rate
Admin dapat lakukan rate atau penilaian kepada kandidat agar muncul hasil penilaian sesuai kriteria. Untuk melakukan hal tersebut ikuti langkah berikut.
1) Pada laman view klik tombol rate untuk munculkan form rate
2) Setelah tombol dillik akan muncul form rate dan admin dapat isikan rate sesuai data yang sudah ada sebelumnya. Kriteria penilaian bisa diubah pada pengaturan
3) Klik tombol save untuk lanjutkan rating dan Jika proses berhasil akan muncul notifikasi sukses berikut
c. Send Email
Admin dapat lakukan send email kepada candidate secara langsung untuk memberi informasi perihal rekrutmen. Untuk caranya cukup mudah yakni sebagai berikut.
1) Pada laman view klik tombol send email untuk munculkan form tersebut
2) Pada form yang muncul isikan data email seperti judul danisi email. Jika seluruh data sudah tepat klik save untuk mengirim email
3) Jika proses kirim email berhasil maka akan muncul notifikasi sebagai berikut
d. Opsi Tombol Care
Pada opsi ini ada beberapa tombol yang dapat digunakan langsung untuk memberi respon lebih kepada candidate perihal informasi rekrutmen dan interview. Untuk lebih jelasnya simak penjelasan di bawah ini
1) Pada awalnya lik tombol care pada laman view lalu akan munucl beberapa tombol berikut berupa send email, phone, test, dan interview. Admin dapat memilih salah satu tombol untuk opsi care
2) Admin dapat memilih send email lalu akan muncul form untuk mengisi hasil interview kepada candidate via email. Lihat gambar berikut
⇓⇓⇓
3) Isikan data pada form berupa time, mailing result dan description. Setelah itu klik tombol save untuk kirim email. Bila proses berhasil akan muncul notifikasi sukses berikut
4) Pada opsi care lain terdapat phone dimana admin dapat klik tombol phone lalu akan muncul form berikut.
⇓⇓⇓
5) Pada form isikan data hasil telpon berupa tanggal, minute call, dan description. Setelah itu klik save untuk mengirim data dan bila berhasil akan muncul notifikasi sukses berikut
6) Pada opsi care lain admin dapat klik tombol test untuk munculkan form test berikut
⇓⇓⇓
7) Dari form test isikan data hasil care berupa tanggal, result, dan description sesuai ketentuan. Klik tombol save untuk mengirim data dan bila sukses maka akan muncul notifikasi sukses berikut
8) Adapun pada opsi care akhir terdapat interview dimana dmin dapat klik tombol interview untuk munculkan form interview.
9) Pada form interview isikan data hasil interview berupa tanggal, result, dan description. Setelah itu klik save untuk mengirima hasil interview
10) Tunggu proses kirim data berjalan dan bila berhasil data care itnerview sukses masuk ke sistem disertai notifikasi sukses berikut ini
F. EDIT & DELETE CANDIDATE #
Admin dapat melakukan edit data dan delete data candidate yang sudah ada di sistem bila perlu. Untuk caranya sendiri dapat lihat pada poin berikut
1) Untuk mengedit data lakukan opsi dengan pilih salah satu data lalu klik link edit
2) Jika link diklik akan tampil laman edit data yang sama dengan tambah data. Admin dapat langsung edit data dengan ubah general info (Code, name, tempat tangal lahir, dll) serta contact info seperti nomor handphone atau email
3) Ubah juga data lain pada seperti indetitas, alamat, foto, dan cv bila perlu. Lihat gambar berikut
4) Pada bagian lain ubah juga data seniority, literacy dan relationship
Ket : edit data seniority
Ket : literacy dan relationship
5) Jika seluruh data sudah tepat klik tombol save untuk memproses edit data. Dan bila berhasil maka akan muncul data baru disertai notifikasi sukses berikut
6) Sedangkan untuk opsi delete admin hanya perlu pilih data untuk diedit lalu klik delete
7) Jika link diklik akan muncul konnfirmasi delete data dan admin dapat klik OK untuk memprosesnya
G. OPSI TRANSFER HR RECORDS #
Melalui opsi ini admin dapat melakukan transfer kandidat yang sudah memenuhi kriteria untuk masuk ke data pegawai. Adapun untuk caranya sendiri ikuti langkah berikut
1) Pastikan data yang akan ditransfer berstatus elect atau sudah dipilih lalu pada kolom on boarding klik tombol Transfer HR Records
2) Jika tombol diklik akan muncul form untuk transfer data dan admin dapat isi data yang ada pada form. Data awal berupa profile yang perlu dilengkapi
3) Selain pada tab profile isikan juga data pada tab permission dimana admin perlu mengisi role danpermission dari user. Permission mencakup seluruh menu di page ERP dan admin perlu memilih permission mana yang sesuai dengan user tersebut sesuai ketentuan perusahaan.
4) Pada tahap akhir isikan data lain seperti kontak dan status namun bila seluruh data sudah tepat klik tombol convert untuk mentransfer data ke HR Records
5) Tunggu proses berjalan di sistem dan bila berhasil akan muncul notifikasi sukses dan data berhasil ditransfer ke HR Records seperti contoh berikut
G. OPSI EKSPOR DATA TABEL & EKSPOR PDFs #
Pada opsi ekspor terdapat dua pilihan dimana admin dapat ekspor data tabel atau ekspor data candidate dalam bentuk pdf. Untuk caranya sendiri bisa dilihat pada poin berikut.
1) Klik tombol export lalu pilih salah satu file untuk diekspor apakah excel, csv, pdf, atau print
2) Jika tombol diklik maka secara otomatis sistem akan melakukan ekspor lalu akan muncul hasil ekspor sebagai berikut
3) Sedangkan untuk opsi ekspor candidate admin dapat klik tombol export pdfs
4) Jika tombol diklik akan muncul konfirmasi untuk memilih candidate mana yang akan diekspor datanya. Pilih kandidat yang diinginkan lalu klik confirm
5) Setelah lakukan konfirmasi tunggu proses ekspor berjalan dan bila berhasil maka akan muncul hasil ekspor data candidate dalam bentuk pdf berikut ini
