Menu ini berguna untuk melakukan kelola data purchase invoice yang mana invoice ini diajukan oleh pihak terkait dalam hal ini vendor. Pada menu ini invoice dapat dibuat agar proses pembayaran kedepannya dapat terintegrasi dan terdata dengan baik. Untuk menjalankan menu dan beberapa opsinya bisa dilihat pada poin berikut.
A. TAMPILAN MENU PURCHASE INVOICE #
Untuk mengakses menu Purchase Invoice pada daftar menu klik menu Purchase Invoice lalu akan muncul laman berikut ini.
Detail tampilan menu purchase invoice di atas adalah sebagai berikut :
- Tombol Add Invoice, merupakan tombol yang berfungsi untuk tambah data purchase invoice baru ke sistem
- Tab Data, berisi tab yang mengelompokkan jenis data purchase invoice berdasarkan status. Data tersebut terdiri atas approved, waiting approval, rejected, dan draft
- Tabel Data, berupa tabel data dengan kolom code, vendor name, invoice date, warehouse, total, dan status pembayaran (Sudah dibayar atau tidak). Selain itu ada status data (Draft, approved) dan link opsi untuk view, edit, delete, dan log ketika data dipilih oleh pengguna. Link muncul secara otomatis
Pada menu terdapat beberapa opsi yang bisa dilakukan oleh pengguna antara lain sebagai berikut.
B. TAMBAH DATA PURCHASE INVOICE #
Pengguna bisa melakukan tambah data purchase invoice yang baru ke sistem dengan mengikuti tahapan berikut.
1) Pada bagian atas tabel data purchase invoice klik tombol Add Purchase Invoice
2) Jika tombol diklik form tambah data akan muncul form tambah data dalam beberapa tab dan pengguna bisa langsung tambahkan data. Pada mulanya isikan data pada tab Purchase Invoice misalnya pilih Vendor, Date, Invoice no yang sifatnya wajib.
3) Pada pilihan vendor klik select lalu secara otomatis akan muncul pop up pilihan vendor dan pengguna dapat langsung pilih vendor sesuai ketentuan
4) Jika data wajib seperti vendor dan date telah diisi lanjutkan isi data pendukung lain payment terms, purchase received (Untuk tambah items otomatis), branch, department, project, dan notes
5) Setelah data invoice awal diisi lanjut ke tab items. Pilihlah data items yang ada lalu akan muncul form untuk memilih items. Selanjutnya items dipilih klik add items lalu data items akan muncul pada list items.
6) Contoh gambar berikut adalah items yang telah ditambahkan melalui proses pilih purchase received sebelumnya dimana items ditambah secara otomatis.
7) Pada tab lainnya yakni Delivery pilih data delivery mulai dari delivery address, jenis delivery, date, dan FOB, klik select pada masing – masing pilihan lalu pilih data sesuai ketentuan
8) Pada tab lain yakni Purchase DP isikan data bila perlu. Data Purchase DP jika diisi maka akan membuat status pembayaran telah dibayarkan sebagian. Pilihlah data Sales DP lalu data tersebut akan masuk ke dalam list DP
Ket : select data dp
Ket : list data dp
9) Pada tab akhir yakni Expenses isikan data expenses bila perlu. Klik select pada GL Account Mapping lalu klik add expenses dan secara otomatis akan muncul expenses list yang ada di tabel.
10) Jika semua data sudah diisi lanjut klik save untuk simpan data atau save as draft untuk menyimpan ke dalam draft. Tunggu proses berjalan di sistem dan jika berhasil maka data akan masuk ke sistem dan muncul notifikasi sukses berikut ini.
⇓⇓⇓
C. VIEW DATA & OPSI #
Pengguna bisa melakukan view data purchase invoice secara detail dengan beberapa opsi di dalamnya. Simak ulasan berikut
1) Pilih salah satu data pada tabel lalu klik link view pada link opsi data yang muncul
2) Setelah tombol diklik akan muncul form detail purchase invoice yang sudah diinput sebelumnya. Data juga terdiri dari beberapa tab mulai dari purchase invoice, delivery, items, expenses, down payment damn payment,
3) Pada tab awal terdapat detail purchase items dengan beberapa tombol opsi dan tab task di bawahnya
Ket : tab task
4) Pada tampilan laman tab lain terdapat tab delivery dan items berikut
Ket : tab delivery
Ket : tab items
5) Pada tampilan lain terdapat tampilan expenses, down payment, dan payment yang akan muncul apabila pembayaran sudah dilakukan. Lihat gambar berikut
6) Pada lama ini juga terdapat beberapa tombol opsi data yang tersedia mulai dari Send Message, Send email, dan print pdf serta tombol untuk menuju laman invoice dan payment. Setiap tombol bisa digunakan sebagai opsi di menu.
7) Untuk contoh di bawah ini merupakan Print PDF yang bisa dilakukan dengan klik Print PDF lalu akan muncul form konfirmasi berikut.
⇓⇓⇓
8) Setelah tombol diklik akan muncul form untuk memilih pihak yang menyetujui dokumen PDF. Pilih pihak yang berlaku sesuai ketentuan lalu klik Print PDF untuk lanjutkan proses tersebut. Jika proses ekspor berhasil maka data sales invoice akan muncul seperti gambar berikut
D. EDIT DATA PURCHASE INVOICE #
Di menu ini data purchase invoice dapat diedit bila diperlukan. Untuk langkah – langkah di opsi ini simak ulasan berikut.
1) Pada tabel data pilih salah satu data untuk diedit lalu klik edit pada link opsi data yang muncul.
2) Setelah tombol akan muncul form edit purchase invoice dengan tampilan serupa dengan saat tambah data. Pengguna dapat edit data sesuai keperluan misalnya edit purchase invoice berupa data vendor, date, terms, dan lainnya.
3) Pada tab items pengguna dapat ubah data dengan pilih atau hapus data yang sudah ada. Lihat gambar berikut ini.
4) Pada tab Delivery pengguna juga dapat ubah data dengan pilih data delivery yang baru berikut. Lakukan perubahan pada DP dan Expenses jika diperlukan.
5) Jika seluruh data sudah tepat klik Save untuk memproses edit data. Jika proses berhasil maka data akan berubah di sistem
⇓⇓⇓
E. HAPUS DATA PURCHASE INVOICE #
Pengguna juga bisa menghapus data purchase invoice bila data tidak berlaku lagi. Untuk caranya sama seperti lainnya ialah sebagai berikut.
1) Pada tabel data pilih salah satu data untuk dihapus lalu klik Delete dari link opsi data yang otomatis muncul
2) Setelah tombol hapus diklik akan muncul konfirmasi untuk menghapus data. Klik OK untuk konfirmasi hapus data
3) Tunggu proses hapus data berjalan di sistem dan jika sukses akan muncul notifikasi sukses hapus data sales invoice
