Pada bagian ini pengguna dapat mengelola data sales dari perusahaan sebagai bagian utama dari perdangan yang dijalankan. Pada panduan ini kami jelaskan kelola sales (Quotation, order, DP, invoice) secara umum dan untuk detailnya dapat dilihat pada panduan modul sales yang sudah tersedia sebelumnya. Selengkapnya simak ulasan berikut
A. TAMBAH DATA SALES QUOTATION #
Pada opsi awal pengguna dapat menambah data sales quotation merupakan menu dimana data atau penawaran dalam penjualan dari perusahaan ditawarkan kepada customer. Dalam menu ada beberapa opsi yang bisa dijalankan dan untuk buka menu pengguna dapat klik Sales Quotation lalu akan muncul tampilan berikut.
Detail tampilan sales quotation :
- Tombol Tambah Data, merupakan tombol untuk menambah data sales quotation
- Pada tabel juga terdapat tab yang mengelompokkan jenis data apakah approved, waiting, rejected, atau draft.
- Tabel data, berisi data – data sales quotation yang terdaftar di sistem. Tabel terdiri dari kolom code, customer, sales quotation date, subtotal, discount, tax, total, status.
Selain menu di atas terdapat link Opsi Data yang akan muncul jika data dipilih. Link akan muncul secara otomatis berupa edit, dan delete data serta log.
Adapun untuk opsi tambah data dapat lihat poin – poin berikut ini.
1) Pada bagian atas menu klik menu ADD SALES QUOTATION
2) Setelah tombol diklik akan muncul form tambah data sales quotation. Pada form terdapat masing – masing tab input berupa Sales Quotation, Items dan Expenses.
3) Mula – mula pada tab Sales Quotation di atas pilih beberapa data misalnya date, Ketika pilih data misalnya client akan muncul form sebagai berikut gambar berikut.
4) Pada tab items juga lakukan hal sama, pilihlah data items yang ada untuk dibuat quotation lalu akan muncul pilihan item yang akan diilih. Lihat gambar berikut.
5) Jika item sudah dipilih pada form lanjut klik Add Item lalu secara otomatis akan tampil item dalam tabel item list berikut
6) Lakukan hal yang sama pada Pada tab Expenses dengan klik dan pilih data expenses lalu klik add. Jika sudah dipilih maka otomatis akan data expenses akan ikut masuk ke tabel.
7) Jika seluruh data telah sesuai klik tombol Save untuk memproses simpan data atau Save Draft untuk menyimpannya ke dalam draft. Jika proses simpan data selesai maka muncul notifikasi sukses dan baru akan muncul di tabel sistem berikut.
B. VIEW DATA SALES QUOTATION #
Pengguna bisa melakukan view data sales quotation dan ada beberapa opsi yang bisa dilakukan. Selengkapnya lihat poin berikut ini.
1) Untuk lihat data pilih salah satu data pada tabel lalu klik link view pada link opsi data yang muncul
2) Setelah tombol diklik akan muncul form detail data sales qutation berisi seluruh data yang ada. Dalam laman terdapat tab sales quotation, items, dan expenses. Untuk tab sales quotation data sales quotation yang sudah diinput akan muncul sebagai berikut.
3) Adapun pada tab Items dan Expenses masing – masing juga terdapat detail data yang sudah diinput sebelumnya. Tab items berisi data items dalam tabel dan total harga sedangkan tab expenses berisi data pengeluaran beserta jumlahnya
Ket : detail tab items
Ket : detail tab Expenses
4) Pada tampilan laman in terdapat beberapa tombol opsi yang tersedia mulai dari Send Message, Send email, dan Print pdf. Setiap tombol bisa digunakan sebagai opsi di menu.
5) Pada gambar berikut kami contohkan bagaimana opsi Print PDF dimana pengguna klik Print PDF lalu akan muncul form konfirmasi berikut.
6) Pada jendela konfirmasi pilih pihak yang menyiapkan (Prepared) dan menyetujui (Approved) dari journal yang akan diekspor ke PDF.
7) Jika semua sudah tepat klik Print PDF lalu tunggu prosesnya sampai data tersebut berhasil diekspor. Lihat gambar berikut
C. TAMBAH DATA SALES ORDER #
Setelah menambah sales quotation Pada tahap selanjutnya pengguna perlu mengelola sales order dengan menambah data yang ada. Untuk membuka menu ini pengguna buka grup menu sales lalu klik Sales Order setelah itu akan muncul menu berikut ini.
Detail tampilan menu csales order :
- Tombol Add, merupa tombol untuk menambah data sales order
- Tab Data, merupakan tab yang mengelompokkan jenis data sales order berdasarkan status mulai dari Approved, Waiting Approved, Rejected, dan Draft.
- Tabel data, berisi data – data Sales Order dengan kolom code, customer, sales order, subtotal, discount, total, tax, dan status. Selain itu terdapat pula link opsi data yang akan muncul bila pengguna memilih salah satu data. Link tersebut yakni view, edit, delete, dan log
Sama seperti opsi sebelumnya untuk melakukan tambah data dapat lihat penjelasan berikut ini.
1) Pada bagian atas tabel data klik Tombol Add Sales Order
2) Setelah tombol diklik akan muncul form tambah data sales order dalam tab sales order, items, dan expenses. Mula – mula pengguna isi data sales order dengan memilih client, date, dan opsi lainnya
3) Pada bagian lain pengguna perlu pilih data sales Quotation yang sudah ada sebelumnya dengan klik select sales quotation lalu akan munucl tampilan pilih sales quotation
4) Jika sales order sudah diisi lanjutkan input data pada tab items dengan pilihlah data items yang ada lalu akan muncul pilihan item yang akan diilih. Lihat gambar berikut.
5) Pada tab Expenses lakukan hal serupa dengan pilih data xpenses bila perlu lalu klik add expenses untuk masukkan data seperti contoh berikut
6) Jika seluruh data telah tepat lanjut proses tambah dengan klik save untuk melakukan simpan data atau save to draft untuk menambahkan ke draft
7) Jika proses berhasil akan muncul notifikasi sukses dan data baru muncul di tabel sistem sesuai status. Contoh di bawah ini statusnya adalah draft
D. VIEW DATA SALES ORDER #
Pengguna bisa melakukan view data sales order serta melakukan beberapa opsi di laman. Selengkapnya lihat poin berikut ini.
1) Untuk lihat data pilih salah satu data sales order pada tabel lalu klik link view pada link opsi data yang muncul
2) Setelah tombol diklik akan muncul form detail data sales order berisi seluruh data yang ada. Dalam laman terdapat tab sales order, items, dan expenses. Berikut adalah tampilan sales order awal.
3) Pada bagian bawah tampilan awal terdapat beberapa tab berkaitan dengan task seperti reminders, tasks, note, disscuss, attachment, dan journal. Penjelasan dari tab ini tidak kami paparkan di manual ini.
4) Adapun pada tab Items dan Expenses masing – masing juga terdapat detail data yang sudah diinput sebelumnya. Tab items berisi data items dalam tabel dan total harga sedangkan tab expenses berisi data pengeluaran beserta jumlahnya
Ket : detail tab items
Ket : detail tab Expenses
5) Pada tampilan laman ini terdapat beberapa tombol opsi yang tersedia mulai dari Send Message, Send email, dan print pdf. Setiap tombol bisa digunakan sebagai opsi di menu.
6) Untuk opsi awal adalah send message. Caranya klik send message maka akan muncul form untuk send message sales order sebagai berikut.
7) Pada opsi lain terdapat send email dimana ketika tombol diklik akan muncul form send email sales order berikut ini.
8) Pada opsi lainnya terdapat Print PDF dimana pengguna klik Print PDF lalu akan muncul form konfirmasi berikut.
9) Pada jendela pilih pihak yang menyiapkan (Prepared) dan menyetujui (Approved) dari data yang akan diekspor PDF. Jika semua sudah tepat klik Print PDF lalu tunggu prosesnya sampai data tersebut berhasil diekspor. Lihat gambar berikut
Pada menu ini pengguna dapat melakukan kelola data DP dari sales yang diajukan oleh customer. Data yang dikelola nantinya terhubung dengan menu lain seperti invoice. Ada beberapa opsi yang tersedia di menu ini. Simak ulasan berikut.
E. TAMBAH DATA SALES DP #
Pada opsi ini pengguna dapat lanjutkan proses dengan menambah sales DP sebagai salah satu bagian pembayaran di perusahaan. Untuk itu pengguna dapat membuka menu ini terlebih dahulu dengan klik menu Sales DP lalu akan muncul laman berikut ini.
Detail tampilan menu sales DP :
- Tombol Tambah Data, merupakan tombol yang berfungsi untuk tambah data sales DP baru ke Sistem
- Tab Data, berisi tab yang mengelompokkan jenis data berdasarkan status. Tab data terdiri atas approved, waiting approval, rejected, dan draft. Pada tiap tab terdapat data dengan isi sama namun statusnya berbeda.
- Tabel Data, berupa tabel data dengan kolom code, date, customer, amount (Jumlah dp), tax (Pajak), dan status. Selain itu terdapat link opsi untuk view, edit, delete, dan log ketika data dipilih oleh pengguna
Adapun untuk melakukan tambah sales DP yang baru ke sistem bisa ikuti langkah berikut ini.
1) Pada bagian atas tabel data klik tombol Add Down Payment
2) Setelah tombol tambah data diklik akan muncul form awal untuk tambah data sales DP. Pada form isikan data mulai dari client, date, dan amount yang sifatnya wajib.
3) Setelah data tadi disii input juga data pendukung lain seperti branch, department, project dan notes. Jika seluruh data telah tepat klik save atau save as draft untuk simpan data
4) Tunggu proses tambah data berjalan di sistem dan jika berhasil maka data akan masuk ke sistem dan muncul notifikasi sukses berikut ini.
F. TAMBAH DATA SALES INVOICE #
Pada tahap ini merupakan inti dari kelola sales pengguna dapat melakukan pembayaran dengan mengelola sales invoice. Untuk itu pengguna dapat klik menu Sales Invoice lalu akan muncul laman berikut ini.
Detail tampilan menu sales invoice di atas adalah sebagai berikut :
- Tombol Tambah Data, merupakan tombol yang berfungsi untuk tambah data invoice baru ke sistem
- Tab Data, berisi tab yang mengelompokkan jenis data sales invoice berdasarkan status. Data tersebut terdiri atas approved, waiting approval, rejected, dan draft
- Tabel Data, berupa tabel data dengan kolom code, customer, date, due date, total, status pembayaran (Sudah dibayar atau tidak), dan status data (Draft, approved). Selain itu terdapat link opsi untuk view, edit, delete, dan log ketika data dipilih oleh pengguna. Link muncul secara otomatis
Adapun untuk melakukan tambah data baru ke sistem silahkan simak langkah – langkah berikut.
1) Pada bagian atas tabel data delivery order klik tombol Add Sales Invoice
2) Jika tombol diklik form tambah data akan muncul dan pengguna bisa langsung tambahkan data. Isikan data bersifat wajib misalnya pilihan client, sales invoice date, due date. Isikan juga data pendukung lain seperti delivery, fob, branch, department, project dan notes
3) Setelah data invoice awal diisi isikan juga data lain mulai dari items. Pilihlah data items yang ada lalu akan muncul form untuk memilih items. Selanjutnya items dipilih klik add items lalu data items akan muncul pada list items. Lihat gambar berikut ini.
4) Pada bagian lain isikan juga data Sales DP dan Expenses bila perlu. Data sales DP jika diisi maka akan membuat status pembayaran telah dibayarkan sebagian. Pilihlah data Sales DP lalu data tersebut akan masuk ke dalam list DP
5) Jika semua data sudah diisi lanjut klik save untuk simpan data atau save as draft untuk menyimpan ke dalam draft.
6) Tunggu proses berjalan di sistem dan jika berhasil maka data akan masuk ke sistem dan muncul notifikasi sukses berikut ini.
