Pada bagian ini terdapat serangkaian dapat mengelola data finance yang terkait dan berpengaruh dengan proses manufacture. Dalam bab ini ada beberapa opsi yang bisa dijalankan oleh pengguna agar kegiatan finance dengan benar dan tercatat. Selengkapnya ikuti pembahasan berikut.
A. TAMBAH DATA PC PAYMENT #
Pengguna perlu melakukan opsi ini untuk menambahkan data PC payment dari kegiatan manufacture sebelumnya. Adapun langkah awal yang perlu dilakukan adalah membuka menu dengan klik menu PC Payment lalu akan muncul laman berikut ini.
Detail tampilan menu pc payment :
- Tombol Add, merupakan tombol yang berfungsi untuk tambah production cost baru ke sistem
- Tab Data, berisi tab yang mengelompokkan jenis data production cost berdasarkan status. Data tersebut terdiri atas approved, waiting approved, rejected, dan draft dan data yang muncul sesuai status pada tab tersebut
- Filter dan Tombol Ekspor, merupakan tombol filter data yang menampilkan data berdasarkan jumlah row dan tombol export untuk mengekspor data ke dalam beberapa jenis file
- Tabel Data, berupa tabel data receipt berisi kolom code, work order, main product, date, notes, dan approval status. Selain itu terdapat link opsi untuk view, edit, delete, dan log ketika data dipilih oleh pengguna yang muncul secara otomatis
Sama seperti menu lainnya Pengguna bisa melakukan tambah data pc payment baru dengan melakukan beberapa langkah berikut.
1) Pada bagian atas tabel dat areceipt klik tombol Add Production cost payment untuk tampilkan laman tambah data berikut
⇓⇓⇓
2) Pada laman awal pengguna dapat isikan data di tab production cost payment dengan memilih data required yakni work order dan date. Untuk work order klik select pada laman lalu akan muncul pop up pilihan berikut
3) Pilih data bank yang ada pada form lalu lanjutkan isi data dengan memilih dan mengisi data lain seperti branch, department, project, staff, dan notes.
4) Setelah tab awal isikan data juga pada tab items dengan klik salah satu items production cost dan data bank. Setelah itu akan muncul form untuk select data berikut ini.
Ket : select data items
Ket : select data bank
5) Jika data items dan bank telah dipilih lanjut klik add items lalu data tersebut akan masuk ke list items. Lihat gambar berikut ini.
6) Jika seluruh data sudah tepat baik pada tab production cost dan items lanjut tahap akhir dengan klik tombol save untuk menyimpan data atau save as draft untuk menyimpannya dalam bentuk draft.
7) Tunggu proses berjalan dan jika berhasil maka data akan masuk ke sistem seperti gambar berikut.
B.VIEW DATA & OPSI #
Pada opsi ini data pc payment yang masuk ke sistem dapat dilihat detailnya dan terdapat beberapa opsi yang dapat dilakukan. Adapun untuk langkah – langkahnya dapat dilihat pada pembahasan di bawah ini.
1) Pada tabel data pilih salah satu data klik link view pada link opsi data
2) Setelah tombol diklik akan muncul form detail data pc payment berisi tab pc payment dan items. Pada tab receipt terdapat detail data seperti code, date, dan notes. Selain itu ada tombol opsi seperti send message, email, dan print pdf serta tombol back.
3) Pada bagian bawah laman terdapat beberapa tab berkaitan dengan task seperti reminders, tasks, note, disscuss, attachment, dan journal. Penjelasan mengenai fungsi ini tidak kami paparkan pada tutorial ini.
4) Pada tab Items terdapat detail data items yakni tabel dengan kolom seperti item dan bank. Pada tabel juga terdapat tombol ekspor untuk mengekspor data tabel.
5) Untuk opsi tombol ada beberapa tombol yang bisa digunakan namun untuk contoh berikut kami contohkan Print PDF. Untuk carnaya cukup klik tombol tersebut maka akan muncul form konfirmasi persetujuan print PDF berikut
6) Pilih pihak yang menyiapkan (Prepared) dan menyetujui (Approved) pada form konfirmasi print PDF. Selanjutnya klik Print PDF untuk lanjut proses print pdf sampai muncul hasil berikut ini.
C. TAMBAH DATA JOURNAL ENTRY #
Pada opsi finance berikutnya pengguna perlu kelola data akuntansi dengan membuka menu akuntansi dan tambah data journal entri. Adapun untuk melakukannya lihat menu Accounting lalu pilih Journal Entry untuk munculkan tampilan berikut
Detail tampilan journal entry :
- Tombol Tambah Data, merupakan tombol untuk menambah data journal entry.
- Filter Data : merupakan form untuk melakukan filter data berdasarkan tanggal, branch, department, dan project
- Tabel data, berisi data – data jurnal yang ada di sistem berisi kolom journal date, number description, department, project, dan amount atau jumlah uang di jurnal ini
Selain menu di atas terdapat link Opsi Data yang akan muncul jika data dipilih. Link akan muncul secara otomatis berupa link export excel, edit, dan delete data.
Adapun untuk opsi tambah data yang bisa dilakukan ikuti langkah berikut :
1. Pada bagian atas menu klik menu ADD
2. Setelah tombol diklik akan muncul form tambah data journal entry baru. Mula – mula Isi data dengan memilih tanggal, Branch, Project, dan Department. Tanggal journal disini sifatnya wajib sedangkan lainnya opsional. Lihat gambar berikut.
3. Apabila data telah dipilih (Select) selanjutnya isikan data jurnal pada spreadsheet yang sudah disediakan di bawah. Isikan data mulai dari Account (Pilihan otomatis) jumlah uang debit/kredit, dan deskripsi.
4. Jika seluruh data telah sesuai klik tombol Save untuk memproses simpan data jurnal. Jika proses simpan data selesai maka muncul notifikasi sukses dan data akreditasi baru akan muncul di tabel sistem.
⇓⇓⇓
D. VIEW DATA & PRINT PDF JOURNAL ENTRY #
Admin bisa melakukan view journal entry yang baru sekaligus print data tersebut dalam format PDF. Untuk caranya sendiri dapat ikuti langkah berikut :
1. Pilih salah satu data pada tabel lalu klik link view pada daftar link opsi data yang muncul
2. Setelah tombol diklik akan muncul form detail dari journal entry yang ada. Dalam detail terdapat detail journal dalam tab journal berisi data Date, Branch, Number, Project, Department, dan deskripsi.
3. Adapun pada tab details terdapat data Account, Debit, Credit, dan Description serta total yang ada dalam journal ini.
4. Pada bagian lain terdapat tab yang lebih spesifik mengenai jurnal ini berupa reminders, tasks, notes, discuss, attachment, dan Journal. Semua tab berisi data yang berhubungan langsung dengan jurnal yang ada.
5. Adapun untuk melakukan print data pengguna dapat klik tombol Print PDF lalu akan muncul konfirmasi berikut ini.
⇓⇓⇓
6. Pada jendela konfirmasi pilih pihak yang menyiapkan (Prepared) dan menyetujui (Approved) dari journal yang akan diekspor ke PDF.
7. Jika semua sudah tepat klik Print PDF lalu tunggu prosesnya sampai data journal yang ada berhasil diekspor. Lihat gambar berikut
E. TAMBAH DATA BUDGET #
Pada tahap ini pengguna dapat kelola data budget dari perusahaan yang ada sesuai periode waktu dan tujuan budget masing – masing. Ada beberapa opsi yang bisa dilakukan dan untuk membuka menu Budget pengguna dapat klik menu Budget lalu akan muncul laman berikut ini.
Detail tampilan menu budget :
- Filter Periode, adalah pilihan untuk menampilkan budget berdasarkan periode. Di bawahnya juga terdapat pilihan tampil data berdasar tahun (Yearly) bulan (Monthly) atau kuartal (Quarter)
- Tombol Tambah Data & Import, merupakan tombol untuk menambah data budget dan melakukan import data budget dari file excel
- Tabel Budget, berisi data – data Budget dalam bentuk spreadsheet yang bisa langsung diedit dan simpan data
- Tombol Aksi, merupakan tombol aksi untuk mengelola data yaitu delete, clear data, dan save
Untuk melakukan tambah data budget ikuti angkah mudah berikut ini.
1) Pada bagian atas tabel data budget klik Tombol NEW
2) Setelah tombol tambah data diklik otomatis akan muncul form informasi awal untuk tambah budget. Lihat gambar berikut
3) Setelah membaca info awal Pengguna hanya perlu klik next lalu muncul form baru dimana pengguna isikan tahun fiskal dari budget dan pilihan apakah budget sifatnya profit and loss atau balance sheet. Setelah data diisi klik next.
4) Selanjutnya terdapat form untuk menentukan apakah sumber budget. Pilih sesuai ketentuan apakah budget dibuat dari awal (Scratch) atau dari transaksi fiskal (Fiscal year transation). Apabila seluruh data telah sesuai, klik tombol Done untuk lanjut proses pembuatan budget yang baru.
5) Tunggu proses pembuatan budget berjalan dan jika berhasil maka data budget baru telah masuk ke sistem. Lihat gambar berikut ini.
