Pada tahap ini pengguna dapat mengelola data finance yang berpengaruh pada jalannya sistem ERP. Adanya data finance baik data bank atau accounting memungkinkan pengguna bisa melakukan kelola data finance dengan benar dan tercatat. Adapun untuk melakukan opsi ini sudah kami bagi ke dalam beberapa penjelasan berikut ini dan untuk detail lebih bisa dilihat pada manual modul Accounting.
A. TAMBAH DATA JOURNAL ENTRY #
Pada opsi finance berikutnya pengguna perlu kelola data akuntansi dengan membuka menu akuntansi dan tambah data journal entri. Adapun untuk melakukannya lihat menu Accounting lalu pilih Journal Entry untuk munculkan tampilan berikut
Detail tampilan journal entry :
- Tombol Tambah Data, merupakan tombol untuk menambah data journal entry.
- Filter Data : merupakan form untuk melakukan filter data berdasarkan tanggal, branch, department, dan project
- Tabel data, berisi data – data jurnal yang ada di sistem berisi kolom journal date, number description, department, project, dan amount atau jumlah uang di jurnal ini
Selain menu di atas terdapat link Opsi Data yang akan muncul jika data dipilih. Link akan muncul secara otomatis berupa link export excel, edit, dan delete data.
Adapun untuk opsi tambah data yang bisa dilakukan ikuti langkah berikut :
1. Pada bagian atas menu klik menu ADD
2. Setelah tombol diklik akan muncul form tambah data journal entry baru. Mula – mula Isi data dengan memilih tanggal, Branch, Project, dan Department. Tanggal journal disini sifatnya wajib sedangkan lainnya opsional. Lihat gambar berikut.
3. Apabila data telah dipilih (Select) selanjutnya isikan data jurnal pada spreadsheet yang sudah disediakan di bawah. Isikan data mulai dari Account (Pilihan otomatis) jumlah uang debit/kredit, dan deskripsi.
4. Jika seluruh data telah sesuai klik tombol Save untuk memproses simpan data jurnal. Jika proses simpan data selesai maka muncul notifikasi sukses dan data akreditasi baru akan muncul di tabel sistem.
⇓⇓⇓
B. VIEW DATA & PRINT PDF JOURNAL ENTRY #
Admin bisa melakukan view journal entry yang baru sekaligus print data tersebut dalam format PDF. Untuk caranya sendiri dapat ikuti langkah berikut :
1. Pilih salah satu data pada tabel lalu klik link view pada daftar link opsi data yang muncul
2. Setelah tombol diklik akan muncul form detail dari journal entry yang ada. Dalam detail terdapat detail journal dalam tab journal berisi data Date, Branch, Number, Project, Department, dan deskripsi.
3. Adapun pada tab details terdapat data Account, Debit, Credit, dan Description serta total yang ada dalam journal ini.
4. Pada bagian lain terdapat tab yang lebih spesifik mengenai jurnal ini berupa reminders, tasks, notes, discuss, attachment, dan Journal. Semua tab berisi data yang berhubungan langsung dengan jurnal yang ada.
5. Adapun untuk melakukan print data pengguna dapat klik tombol Print PDF lalu akan muncul konfirmasi berikut ini.
⇓⇓⇓
6. Pada jendela konfirmasi pilih pihak yang menyiapkan (Prepared) dan menyetujui (Approved) dari journal yang akan diekspor ke PDF.
7. Jika semua sudah tepat klik Print PDF lalu tunggu prosesnya sampai data journal yang ada berhasil diekspor. Lihat gambar berikut
C. TAMBAH DATA BUDGET #
Pada tahap ini pengguna dapat kelola data budget dari perusahaan yang ada sesuai periode waktu dan tujuan budget masing – masing. Ada beberapa opsi yang bisa dilakukan dan untuk membuka menu Budget pengguna dapat klik menu Budget lalu akan muncul laman berikut ini.
Detail tampilan menu budget :
- Filter Periode, adalah pilihan untuk menampilkan budget berdasarkan periode. Di bawahnya juga terdapat pilihan tampil data berdasar tahun (Yearly) bulan (Monthly) atau kuartal (Quarter)
- Tombol Tambah Data & Import, merupakan tombol untuk menambah data budget dan melakukan import data budget dari file excel
- Tabel Budget, berisi data – data Budget dalam bentuk spreadsheet yang bisa langsung diedit dan simpan data
- Tombol Aksi, merupakan tombol aksi untuk mengelola data yaitu delete, clear data, dan save
Untuk melakukan tambah data budget ikuti angkah mudah berikut ini.
1) Pada bagian atas tabel data budget klik Tombol NEW
2) Setelah tombol tambah data diklik otomatis akan muncul form informasi awal untuk tambah budget. Lihat gambar berikut
3) Setelah membaca info awal Pengguna hanya perlu klik next lalu muncul form baru dimana pengguna isikan tahun fiskal dari budget dan pilihan apakah budget sifatnya profit and loss atau balance sheet. Setelah data diisi klik next.
4) Selanjutnya terdapat form untuk menentukan apakah sumber budget. Pilih sesuai ketentuan apakah budget dibuat dari awal (Scratch) atau dari transaksi fiskal (Fiscal year transation). Apabila seluruh data telah sesuai, klik tombol Done untuk lanjut proses pembuatan budget yang baru.
5) Tunggu proses pembuatan budget berjalan dan jika berhasil maka data budget baru telah masuk ke sistem. Lihat gambar berikut ini.
