Pada tahapan ini pengguna perlu melakukan beberapa opsi terkait purchasing yang harus dilakukan dari perusahaan jasa ke pihak lain. Pada manual ini kami jelaskan beberapa opsi utama dari menu purchasing ( dari perusahaan sebagai bagian utama dari perdangan yang dijalankan.
Pada panduan ini kami jelaskan kelola sales (Purchase order, Invoice) secara umum dan untuk detailnya dapat dilihat pada panduan modul purchase sudah tersedia sebelumnya. Selengkapnya simak ulasan berikut
A. TAMBAH DATA PURCHASE ORDER #
Mula – mula pengguna bisa buka opsi purchase order dengan klik Purchase Order setelah itu akan muncul menu berikut ini.
Detail tampilan menu purchase order :
- Tombol Add, merupa tombol untuk menambah data Purchase Order
- Tab Data, merupakan tab yang mengelompokkan jenis data berdasarkan status mulai dari Approved, Waiting Approved, Rejected, dan Draft.
- Tabel data, berisi data Purchase Order berisi kolom code, customer, vendor name, purchase order date, item request, warehouse, subtotal, discount, total, tax, status. Selain itu terdapat pula link opsi data yang akan muncul bila pengguna memilih salah satu data. Link tersebut yakni view, edit, delete, dan log
Sama seperti menu lainnya untuk menambah data ikuti penjelasan berikut ini
1) Pada bagian atas tabel data klik Tombol Add Purchase Order
2) Setelah tombol diklik akan muncul form tambah data dikelompokkan pada tab purchase order, items, dan delivery. Mula – mula pengguna isi data dengan memilih data wajib berupa vendor, date, dan due date
3) Pada bagian vendor pengguna dapat klik select pada form vendor lalu tampil pop up pilih vendor berikut.
⇓⇓⇓
4) Pada bagian lain isikan data seperti payment terms, item request, branch, department, project, dan notes.
5) Jika sales order sudah diisi lanjutkan input data pada tab items. Caranya pilihlah data items yang ada lalu akan muncul pop up pilihan items seperti gambar berikut.
⇓⇓⇓
6) Jika data item telah dipilih lanjut klik Add lalu secara otomatis data items tersebut akan masuk ke dalam data list item berikut.
7) Pada tab Delivery lakukan hal serupa dengan pilih data delivery addres, delivery, date, danFOB. Lihat gambar berikut
⇓⇓⇓
Ket : select data warehouse
Ket : select purchasing delivery
8) Jika seluruh data di tab delivery telah diisi lanjutkan proses tambah dengan klik save untuk melakukan simpan data atau save to draft untuk menambahkan ke draft
9) Jika proses berhasil akan muncul notifikasi sukses dan data baru muncul di tabel sistem sesuai status seperti contoh berikut statusnya adalah approved.
B. VIEW DATA PURCHASE ORDER #
Pengguna bisa melakukan view detail data purchase order serta lakukan beberapa opsi yang ada. Lihat poin – poin berikut.
1) Untuk opsi view data pilih salah satu data purchase order lalu klik link view pada link opsi data yang muncul
2) Setelah tombol diklik akan muncul form detail data puchase order berisi seluruh data yang ada. Dalam laman terdapat Tab Purchase Order, Delivery, dan Items. Berikut adalah tampilan sales order awal.
3) Pada bagian bawah tampilan awal terdapat beberapa tab berkaitan dengan task seperti reminders, tasks, note, disscuss, attachment, dan journal. Penjelasan dari tab ini tidak kami paparkan di tutorial ini.
4) Adapun pada tab Delivery dan Items masing – masing juga terdapat detail data yang sudah diinput sebelumnya. Tab delivery berisi detail data delivery dan tab items berisi data items yang diinput sebelumnya
Ket : detail tab items
Ket : detail tab Expenses
5) Pada tampilan laman ini juga terdapat beberapa tombol opsi yang tersedia mulai dari Send Message, Send email, dan print pdf. Setiap tombol bisa digunakan sebagai opsi di menu.
6) Untuk opsi awal adalah send message. Caranya klik send message maka akan muncul form untuk send message sales order sebagai berikut.
⇓⇓⇓
7) Pada opsi lainnya terdapat Print PDF dimana pengguna klik Print PDF lalu akan muncul form konfirmasi berikut.
⇓⇓⇓
8) Pada jendela pilih pihak yang menyiapkan (Prepared) dan menyetujui (Approved) dari data yang akan diekspor PDF. Jika semua sudah tepat klik Print PDF lalu tunggu prosesnya sampai data tersebut berhasil diekspor. Lihat gambar berikut
C. TAMBAH DATA PURCHASE INVOICE #
Setelah memahami purchase order pengguna juga dapat melakukan opsi lain berupa menambah data purchase invoice. Untuk langkahnya bisa lihat penjelasan berikut.
1) Mula – mula pengguna dapat buka menu purchase invoice lalu akan muncul tampilan berikut ini.
2) Detail tampilan menu purchase invoice di atas adalah sebagai berikut :
- Tombol Add Invoice, merupakan tombol yang berfungsi untuk tambah data purchase invoice baru ke sistem
- Tab Data, berisi tab yang mengelompokkan jenis data purchase invoice berdasarkan status. Data tersebut terdiri atas approved, waiting approval, rejected, dan draft
- Tabel Data, berupa tabel data dengan kolom code, vendor name, invoice date, warehouse, total, dan status pembayaran (Sudah dibayar atau tidak). Selain itu ada status data (Draft, approved) dan link opsi untuk view, edit, delete, dan log ketika data dipilih oleh pengguna. Link muncul secara otomatis
3) Adapun untuk tambah data pada bagian atas tabel data purchase invoice klik tombol Add Purchase Invoice
4) Jika tombol diklik form tambah data akan muncul form tambah data dalam beberapa tab dan pengguna bisa langsung tambahkan data. Pada mulanya isikan data pada tab Purchase Invoice misalnya pilih Vendor, Date, Invoice no yang sifatnya wajib.
5) Pada pilihan vendor klik select lalu secara otomatis akan muncul pop up pilihan vendor dan pengguna dapat langsung pilih vendor sesuai ketentuan
6) Jika data wajib seperti vendor dan date telah diisi lanjutkan isi data pendukung lain payment terms, purchase received (Untuk tambah items otomatis), branch, department, project, dan notes
7) Setelah data invoice awal diisi lanjut ke tab items. Pilihlah data items yang ada lalu akan muncul form untuk memilih items. Selanjutnya items dipilih klik add items lalu data items akan muncul pada list items.
8) Contoh gambar berikut adalah items yang telah ditambahkan melalui proses pilih purchase received sebelumnya dimana items ditambah secara otomatis.
9) Pada tab lainnya yakni Delivery pilih data delivery mulai dari delivery address, jenis delivery, date, dan FOB, klik select pada masing – masing pilihan lalu pilih data sesuai ketentuan
10) Pada tab lain yakni Purchase DP isikan data bila perlu. Data Purchase DP jika diisi maka akan membuat status pembayaran telah dibayarkan sebagian. Pilihlah data Sales DP lalu data tersebut akan masuk ke dalam list DP
Ket : select data dp
Ket : list data dp
11) Pada tab akhir yakni Expenses isikan data expenses bila perlu. Klik select pada GL Account Mapping lalu klik add expenses dan secara otomatis akan muncul expenses list yang ada di tabel.
12) Jika semua data sudah diisi lanjut klik save untuk simpan data atau save as draft untuk menyimpan ke dalam draft. Tunggu proses berjalan di sistem dan jika berhasil maka data akan masuk ke sistem dan muncul notifikasi sukses berikut ini.
⇓⇓⇓
D. VIEW DATA PURCHASE INVOICE #
Pengguna bisa melakukan view data purchase invoice secara detail dengan beberapa opsi di dalamnya. Simak ulasan berikut
1) Pilih salah satu data pada tabel lalu klik link view pada link opsi data yang muncul
2) Setelah tombol diklik akan muncul form detail purchase invoice yang sudah diinput sebelumnya. Data juga terdiri dari beberapa tab mulai dari purchase invoice, delivery, items, expenses, down payment damn payment,
3) Pada tab awal terdapat detail purchase items dengan beberapa tombol opsi dan tab task di bawahnya
Ket : tab task
4) Pada tampilan laman tab lain terdapat tab delivery dan items berikut
Ket : tab delivery
Ket : tab items
5) Pada tampilan lain terdapat tampilan expenses, down payment, dan payment yang akan muncul apabila pembayaran sudah dilakukan. Lihat gambar berikut
6) Pada lama ini juga terdapat beberapa tombol opsi data yang tersedia mulai dari Send Message, Send email, dan print pdf serta tombol untuk menuju laman invoice dan payment. Setiap tombol bisa digunakan sebagai opsi di menu.
7) Untuk contoh di bawah ini merupakan Print PDF yang bisa dilakukan dengan klik Print PDF lalu akan muncul form konfirmasi berikut.
⇓⇓⇓
8) Setelah tombol diklik akan muncul form untuk memilih pihak yang menyetujui dokumen PDF. Pilih pihak yang berlaku sesuai ketentuan lalu klik Print PDF untuk lanjutkan proses tersebut. Jika proses ekspor berhasil maka data sales invoice akan muncul seperti gambar berikut
E. TAMBAH DATA PURCHASE PAYMENT #
Pada tahap ini data purchase invoice yang sudah ada dapat diproses ke tahap pembayaran. Untuk melakukan opsi ini pengguna perlu buka menu Purchase Payment lalu akan muncul laman berikut ini.
Detail tampilan menu di atas adalah :
- Tombol Purchase Payment, merupakan tombol yang berfungsi untuk mengarahkan pengguna ke laman
- Tab Data, berisi tab yang mengelompokkan jenis data purchase payment berdasarkan kelompok dan status. Data tersebut terdiri atas Group by Invoice, Group by Sales DP, Group by Invoice Exchange, Approved, waiting approval, rejected, dan draft
- Tabel Data, berupa tabel data dengan kolom code, vendor, date, due date, warehouse, total invoice, remaining amount, status, dan kolom action. Setiap tabel yang membedakan hanya statusnya. Selain itu terdapat link opsi untuk view data oleh pengguna.
- Tombol action/add payment, merupakan tombol untuk melakukan payment
Adapun untuk melakuan pembayaran pengguna dapat ikuti langkah berikut dimana Pada opsi ini pengguna dapat langsung melakukan pembayaran dari invoice yang sudah ada di menu sebelumnya (Invoice atau DP).
1) Pada tabel data group by invoice atau by dp pilih salah satu data invoice yang belum dibayar lalu klik tombol Add Payment setelah itu akan tampil detail payment berikut
⇓⇓⇓
2) Dari detail di atas terdapat detail purchase invoice dari menu sebelumnya dan di bagian bawah terdapat form sales receipt.
3) Untuk tambah pembayaran pengguna dapat isi data wajib mulai dari pilih payment method, payment amount, date, dan withholding tax. Klik select pada masing – masing pilihan lalu akan tampil form pilihan berikut.
⇓⇓⇓
Ket : pilih payment method
4) Setelah data payment tersebut diisi isikan juga data lain mulai dari department, project, notes, dan branch. Jika seluruh data telah diisi klik save untuk memproses simpan data
5) Tunggu proses tambah data berhasil maka data invoice tersebut berubah statusnya menjadi Paid atau sudah dibayar
F. VIEW DATA PURCHASE PAYMENT #
Pengguna bisa melakukan view data purchase payment yang sudah ditambahkan sebelumnya melalui poin – poin berikut
1) Pilih salah satu data pada tabel lalu klik link view pada link opsi data yang muncul
2) Setelah tombol diklik akan muncul form detail purchase invoice dengan beberapa tombol opsi di bawahnya. Lihat gambar berikut
3) Pada tab payment bila data sudah dibayarkan maka akan muncul detail seperti ini
4) Bila pengguna ingin lihat detail invoice yang ada, klik link invoice yang ada lalu akan tampil detail purchase invoice berikut.
5) Pada tampilan detail invoice di atas terdapat detail payment secara lengkap mulai dari vendor, tanggal, dan total pembayaran. Dalam detail terdapat pula beberapa tombol opsi delete, send message, send email, print pdf, dan back
6) Pada opsi ini pengguna dapat print PDF deail payment dengan cara klik tombol Print PDF lalu akan muncul form konfirmasi berikut.
⇓⇓⇓
7) Setelah tombol diklik akan muncul form untuk memilih pihak yang menyetujui print PDF. Pilih pihak yang berlaku sesuai ketentuan lalu klik Print PDF untuk lanjutkan proses tersebut.
8) Jika proses ekspor berhasil maka data detail purchase payment akan muncul seperti gambar berikut
