Pada bab ini kami akan jelaskan mengenai modul Inventori dalam aplikasi ERP Appnow dengan menu awal items. Modul inventory memiliki fungsi utama dalam pengelolaan inventory barang perusahaan yang bisa dilakukan dengan mudah melalui modul ini.
Dalam modul tersedia beberapa pilihan mengenai inventaris barang secara lengkap dengan kategori masing – masing. Adapun untuk daftar menu dalam modul ini adalah sebagai berikut.
Daftar menu dari modul inventory adalah sebagai berikut :
- Items, adalah menu yang berfungsi mengelola data items / barang yang ada di perusahaan
- Initial Inventory, merupakan menu yang berguna untuk mengelola data inventaris awal sebuah barang di perusahaan
- Adjustment, menu dengan fungsi mengelola jumlah stok barang yang ada di sistem
- Items Transfer, merupakan menu yang berfungsi untuk melakukan mutasi / transfer barang dari satu tempat ke tempat lain di perusahaan
- Items Received, menu yang mengelola data barang yang telah di transfer oleh pihak lain di sistem
- Items Request, berfungsi untuk mengelola request barang ke sistem
- Warehouse, menu yang berfungsi untuk kelola data warehouse dari barang yang ada
- Settings, berisi pengaturan dari menu inventory secara lengkap
Adapun untuk awal bab ini kami akan jelaskan mengenai fitur menu Items berikut ini.
A. TAMPILAN MENU ITEMS #
Menu items memiliki fungsi untuk mengelola seluruh data barang yang ada di perusahaan. Setiap items nantinya bisa dikelola stok dan mutasinya pada menu lainnya, namun awal mulanya harus ada data items di menu ini. Dalam menu terdapat beberapa opsi yang bisa dijalankan dan untuk buka menu klik Items lalu akan muncul tampilan berikut.
Detail tampilan menu items :
- Tombol Add Items, merupakan tombol untuk menambah data items ke sistem
- Tab Data, merupakan tampilan tab yang mengelompokkan jenis data apakah approved, waiting, rejected, atau draft
- Tabel data, berisi data – data items yang ada di sistem. Tabel berisi kolom seperti image, item, type, category, warehouse, department, project, price dan status
Selain itu pada tabel terdapat link Opsi Data yang akan muncul jika data dipilih. Link akan muncul secara otomatis berupa view, add picture, edit, dan delete data serta log.
Adapun untuk opsi yang bisa dilakukan di menu ini adalah sebagai berikut.
B. TAMBAH DATA ITEMS #
Pada opsi awal ini pengguna bisa melakukan tambah data items ke sistem. Caranya sendiri dapat dilihat pada penjelasan berikut :
1) Pada bagian atas menu klik menu ADD ITEMS
2) Setelah tombol diklik akan muncul form tambah data items. Pada form terdapat beberapa tab input berupa Items, Pricing, Unit, dan GL Account. Lihat gambar berikut
3) Mula – mula pada tab items pengguna pilih data berupa item type karena wajib. Klik select pada opsi lalu akan tampil form sesuai gambar berikut. Pilih salah satu data item type lalu lanjut ke pilihan lainnya.
4) Pilih juga data lain yang akan diinput mulai dari nama, code, (Wajib) dan pilihan lain seperti item header, part type, dan category. Lihat gambar berikut
5) Pada bagian lain isikan juga data lain seperti select warehouse (Wajib), sales name, SKU, Department, Project, dan beberapa pilihan lain yang sifatnya opsional misalnya deskripsi, item length, item produced. Lihat gambar berikut
6) Lakukan hal yang sama pada Pada tab Prices dengan klik tab dan isikan data price. Isi data mulai dari Default price (Wajib), level price dari 1 sampai 5, default discount, buy price, dan witholding tax.
7) Pada tab selanjutnya yaitu unit isikan data unit dari barang yang akan diinput. Isikan default unit, default conversion, level unit dan level conversion berikut.
8) Pada tab akhir yaitu GL Account pilih data akun yang ada mulai dari inventory account hingga unbilled goods account. Lihat gambar berikut ini.
9) Bila seluruh data telah sesuai klik tombol Save untuk memproses simpan data atau Save As Draft untuk menyimpannya ke dalam draft.
10) Tunggu proses add data berjalan dan bila berhasil maka muncul notifikasi sukses dan data baru tampil di tabel data sebagai berikut.
C. VIEW DATA & OPSI #
Pengguna dapat melakukan view dari data items yang sudah masuk ke sistem dan melakukan beberapa opsi yang ada di menu. Selengkapnya lihat poin berikut ini.
1) Untuk lihat data pilih salah satu data pada tabel lalu klik link view pada link opsi data yang muncul
2) Setelah tombol diklik akan muncul form detail items berisi seluruh data yang sudah diinput. Dalam laman terdapat Tab Items, Price, Unit, Picture, GL account, dan Stock. Untuk tab items terdapat informasi data items secara detail sebagai berikut.
3) Pada bagian bawah laman terdapat tab opsional berisi beberapa tab yang berhubungan dengan task. Tab yang ada terdiri dari reminders, tasks, notes, discuss, attachment, dan journal. Untuk pembahasan opsi ini tidak kami jelaskan di modul ini.
4) Selanjutnya pada tab Pricing dan Unit masing – masing terdapat detail berupa pricing dan unit dari masing – masing item
Ket : detail tab pricing
Ket : detail tab unit
5) Pada tampilan tab lain terdapat Picture yang menampilkan gambar dari items dan GL Account yang menampilkan daftar GL Account dari item
Ket : detail tab picture
Ket : detail tab GL Account
6) Pada tab terakhir yakni tab Stocks berisi informasi mengenai stok barang yang sudah diinput sebelumnya. Lihat gambar berikut
D. ADD PICTURES #
Pada opsi ini data items bisa ditambahkan gambar untuk memberi informasi lebih detil mengenai items. Adapun untuk caranya bisa simak poin berikut ini.
1) Pilih salah satu data items pada tabel klik Add Pictures ketika muncul daftar link opsi data.
2) Setelah tombol diklik akan muncul form untuk upload gambar. Pengguna dapat langsung tambah gambar dengan klik Attach images here.
3) Pilih gambar yang sudah disiapkan lalu lanjutkan proses dengan klik save pada form tambah gambar
4) Tunggu proses tambah gambar berjalan dan jika berhasil data gambar akan masuk ke tabel data berikut ini
E. EDIT DATA ITEMS #
Dalam opsi ini data items dapat dirubah Pengguna bila dirasa perlu perubahan. Untuk caranya bisa dilihat di poin berikut ini.
1) Pilih salah satu data items lalu klik link edit ketika muncul daftar link opsi data.
2) Setelah tombol diklik akan muncul form edit data items yang tampilannya sama saat tambah data sebelumnya. Selanjutnya pengguna dapat langsung edit data misalnya pada tab items dapat ubah nama, category, warehouse dan lainnya
3) Pada bagian lain dari tab ini ubah juga data seperti Min Qunatity reorder, description, item length, width, height, dan data lainnya yang opsional. Lihat gambar berikut ini
4) Ubah juga data pada tab lain semisal Pricing dengan mengubah price dari items yang diedit
5) Pada tab lain seperti Unit dan GL Account ubah juga data sesuai ketentuan yang ada.
Ket : ubah tab unit
Ket : ubah tab GL Account
6) Jika edit data dirasa sudah sesuai lanjut klik tombol Save untuk lanjut proses edit. Apabila proses berhasil maka akan muncul notifikasi sukses dengan data yang berubah di tabel data
F. HAPUS DATA ITEMS #
User dapat hapus data items yang sudah ada bila data tidak berlaku lagi. Untuk opsi ini ikuti langkah berikut :
1) Pilih salah satu data items di tabel lalu klik link delete pada daftar link opsi data
2) Setelah tombol hapus diklik akan muncul konfirmasi untuk menghapus data. Klik Ya untuk melanjutkan proses hapus.
3) Jika proses berhasil maka data akan terhapus dari sistem dan muncul notifikasi sukses berikut.
