Pada menu ini data staff secara detail dikelola oleh admin sehingga menjadi bagian utama dalam sistem ERP modul HR Records. Pada menu terdapat beberapa opsi yang dapat dilakukan berkaitan dengan HR Records dan untuk penjelasan lengkapnya dapat simak penjelasan berikut.
A. TAMPILAN MENU HR RECORDS #
Untuk membuka tampilan awal admin klik Menu HR Records lalu akan muncul laman berikut ini.
⇓⇓⇓
Detail tampilan menu HR Records di atas adalah :
- Tombol Opsi, adalah beberapa tombol opsi untuk melakukan tambah data, import, dan view chart
- Filter Tabel & Tombol Opsi Tabel, berupa tombol untuk memfilter data berdasarkan jumlah row tabel dan tombol opsi tabel berupa export dan bulk actions (Tidak dijelaskan di bab ini silahkan lihat bab awal)
- Tabel Data, berupa tabel data staff dengan kolom name, staff code, email, department, gender, job position. Selain itu terdapat link opsi untuk view, edit, delete, dan log ketika data dipilih oleh pengguna yang muncul secara otomatis
Adapun pada tampilan lain admin dapat membuka chart staff member dengan klik tombol chart lalu akan tampil laman chart berikut ini.
⇓⇓⇓
Dari tampilan di atas terdapat chart yang menginformasikan tingkatan dari staff yang ada di perusahaan beserta detail jabatan yang ada. Adapun untuk opsi yang ada di menu ini silahkan simak poin berikutnya.
B. ADD & IMPORT STAFF MEMBER #
Pada opsi ini pengguna dapat tambahkan data staff member yang baru secara manual atau import file melalui langkah – langkah berikut ini.
a. Add Staff Member
1) Admin dapat menambah data staff member dengan tombol New Staff Member
2. Ketika tombol diklik akan muncul laman tambah data dengan detail berupa tab profile dan related information. Pada data profil adminisi data wajib (Required) berupa code, nama, gender, tanggal lahir, kontak (Email, hp), dan status
3, Pada bagian lain isikan data workplace, status, job position, direct manager, academy level, dan data rate serta identitas seperti npwp dan nik ktp. Lihat gambar berikut ini
4. Pada tahap selanjutnya di profile tambahkan data email, other information, ceklis member department, ceklis email, dan password
5. Selanjutnya pada tab related information berkaitan dengan profil staff. Isikan data mulai dari domisili, status perkawinan, alamat, dan lainnya
6. Pada tahap akhir jika semua data sudah tepat klik save untuk menyimpan data tersebut
7. Tunggu proses berjalan dan jika berhasil maka data staff member yang baru masuk ke sistem dan otomatis akan muncul laman profil berikut ini
b. Import Staff Member
1) Untuk opsi import Admin dapat lakukan hal ini dengan klik tombol import staff
2. Ketika tombol diklik akan muncul form untuk import berisi informasi untuk mengunduh file template impor data dan form upload. Admin dapat klik download template untuk mengunduh file template staff terlebih dahulu
3. Pada file didownload isikan data staff member sesuai dengan format yang tersedia kemudian simpan file tersebut
4. Pada tahap selanjutnya upload file yang sudah diedit tadi dan klik import
5. Tunggu proses import berjalan di sistem dan bila berhasil maka data staff member dari import akan masuk ke sistem
C. VIEW DATA & OPSI #
Pada opsi ini pengguna dapat lihat detail data staff member yang sudah masuk ke sistem dan melakukan beberapa opsi. Lihat penjelasan berikut.
1) Pada tabel data staff pilih salah satu data lalu Klik link view pada link opsi data yang muncul
2) Jika link diklik akan muncul form detail staff berisi beberapa bagian seperti staff profile, contract, dependent person, training, dan attach. Pada tampilan awal terdapat form profile berikut ini yang berisi data profile secara lengkap
Ket : profile bagian awal
Ket : profile related information
3. Pada bagian lain terdapat informasi contract dimana di dalamnya terdapat tabel data contract berikut ini
4. Pada tab lain juga terdapat data dependent person dari staff tersebut berisi tabel dan tombol untuk tambah data. (Penjelasan mengenai ini akan dibahas pada menu lainnya)
5. Pada bagian lain terdapat tab training dan attach file yang masing – masing berisi data training dan file dari staff
Ket : training
Ket : view attach file
D. EDIT STAFF MEMBER #
Pada opsi ini data staff member dapat diedit admin bila dirasa perlu perubahan. Adapun caranya sendiri dapat dilihat pada poin – poin berikut ini.
1) Pada tabel data pilih salah satu data untuk diedit lalu klik edit.
2. Setelah tombol diklik akan tampil form edit data staff member dan admin dapat langsung edit data dengan ubah data profiles eperti nama, gender, tanggal, email, dan lainnya
3. Ubah juga data lain pada profile seperti workplace, status, position, dan lainnya. Lihat gambar berikut
4. Pada bagian bawah tab profile edit data member department dan password
5. Pada tab lain yakni related information ubah data related information seperti domisili, alamat, bank dan lainnya
6. Adapun bila seluruh data yang diedit sudah tepat save untuk memproses edit data.
7. Tunggu proses edit data berjalan di sistem dan bila sukses maka akan muncul notifikasi sukses dan data berhasil diedit seperti pada gambar berikut
E. DELETE DATA STAFF MEMBER #
Pengguna dapat delte data staff member jika dirasa tidak berlaku lagi. Adapun untuk melakukan hal ini dapat dilihat pada poin berikut.
1) Pilih salah satu data untuk dihapus lalu klik link Delete
2) Setelah tombol hapus diklik akan muncul konfirmasi untuk transfer data staff ke akun lain. Pilih salah satu akun yang menjadi tempat transfer data lalu klik confirm
3. Setelah konfirmasi tunggu proses delete berjalan di sistem dan bila berhasil maka data berhasil terhapus dan muncul notifikasi sukses berikut ini
F. OPSI AKTIF / NONAKTIF STAFF MEMBER #
Pada opsi ini data staff member dapat diaktifkan atau tidak aktif statusnya dalam HR Records. Untuk caranya sendiri cukup mudah yakni sebagai berikut.
1) Pilih salah satu data yang akan dinonaktifkan lalu pada kolom active klik switch dan klik nonactive
2) Jika tombol diklik maka secara otomatis status akan berubah menjadi nonaktif sebagai berikut
3) Admin bisa aktifkan kembali data tersebut dengan klik switch hingga berubah menjadi aktif kembali