Pada tahap ini pengguna dapat mengelola data finance yang berpengaruh pada jalannya sistem ERP. Adanya data finance baik data bank atau accounting memungkinkan pengguna bisa melakukan kelola data finance dengan benar dan tercatat. Adapun untuk melakukan opsi ini sudah kami bagi ke dalam beberapa penjelasan berikut ini dan untuk detail lebih bisa dilihat pada manual modul Bank dan Accounting.
A. TAMBAH DATA PAYMENT #
Untuk opsi pertama pengguna dapat menambah data payment bank untuk proses pembayaran. Mula – mula pengguna dapat buka menu bank lalu klik Payment, setelah itu akan tampil menu berikut ini
Detail tampilan menu payment :
- Tombol Add Payment, merupa tombol untuk menambah data payment bank yang baru ke sistem
- Tab Data & Tombol Opsi, merupakan tab yang mengelompokkan jenis data berdasarkan status mulai dari Approved, Waiting Approved, Rejected, dan Draft. Selain itu terdapat tombol opsi jumlah row dan tombol export data ke beberapa jenis file
- Tabel data, berisi data Payment bank dengan kolom code, date, amount, notes, dan approval status. Selain kolom itu terdapat link opsi data yang akan muncul otomatis ketika data terpilih yakni link view, edit, delete, dan logs
Sama seperti menu sebelumnya pengguna bisa melakukan tambah payment bank yang baru melalui beberapa langkah – langkah berikut ini.
1) Pada bagian atas tabel data klik Tombol Add Payment
2) Jika tombol diklik akan tampil laman tambah data berisi beberapa jenis input form. Awalnya lihat pada tab payment dan isikan data wajib berupa pilihan bank dengan klik select pada input form. Lihat gambar berikut ini
3) Setelah input form select dilakukan maka akn muncul form pilih jenis bank yang tersedia. Pilih salah satu data bank yang ada lalu lanjut proses lainnya
4) Pada bagian lain di tab payment isikan juga pilihan branch, department, project, staff, dan notes
5) Setelah isi data pada tab payment lanjutkan input data pada tab items. Caranya pilihlah data items dengan klik select items lalu muncul form pilih item berikut ini.
⇓⇓⇓
6) Setelah items dipilih lanjut proses dengan klik add item lalu secara otomatis data items tersebut akan masuk ke dalam data list item. Isikan data items dengan menambah notes dan amount dari item payment yang ada.
7)Jika seluruh data baik di tab payment dan items telah diisi lanjutkan proses tambah dengan klik save untuk melakukan simpan data atau save to draft untuk menambahkan ke draft
8) Tunggu proses berjalan di sitem dan bila berhasil maka data baru akan muncul di tabel sistem sebagai berikut
B. VIEW DATA PAYMENT #
Pengguna bisa melakukan view data payment serta melakukan beberapa opsi pada data yang ada. Untuk lebih jelasnya bisa lihat penjelasan berikut ini.
i. View Data
1) Untuk view data pilih salah satu data payment pada tabel lalu klik link view pada link opsi data yang muncul
2) Setelah tombol diklik akan muncul form detail data payment yang terdiri dalam tab payment dan items. Selain tab juga terdapat tombol opsi di bawah form. Lihat gambar berikut ini.
3) Pada bagian bawah laman terdapat beberapa tab berkaitan dengan task seperti reminders, tasks, note, disscuss, attachment, dan journal. Penjelasan dari tab ini tidak kami jelaskan pada tutorial ini.
4) Adapun pada tab Items terdapat detail data berupa nama bank beserta detail dan amount atau jumlah saldo bank tersebut. Pada tabel juga terdapat tombol ekspor untuk mengekspor data tabel.
ii. Opsi Tombol
Pada tampilan laman ini juga terdapat beberapa tombol opsi yang tersedia mulai dari Send Message, Send email, dan print pdf. Setiap tombol bisa digunakan sebagai opsi di menu.
1) Pengguna dapat coba tombol send message dengan klik tombol tersebut maka akan muncul form untuk send message sales order sebagai berikut.
⇓⇓⇓
2) Pada opsi lainnya terdapat Print PDF dimana pengguna dapat klik tombol tersebut lalu akan muncul form konfirmasi pihak penandatangan dokumen berikut ini
⇓⇓⇓
3) Pada jendela print pdf pilih pihak yang menyiapkan (Prepared) dan menyetujui (Approved) selanjutnya klik Print PDF untuk memproses print pdf sampai muncul hasil berikut ini.
iii. Export Excel Tab Items
Pada opsi ini pengguna dapat lakukan export data items ke dalam beberapa file melalui langkah – langkah berikut ini.
1) Pada tab items klik tombol Export untuk munculkan form export data berikut
2) Pilih salah satu pilihan export yang ada (Excel, csv, pdf, print) lalu tunggu proses berjalan hingga file berhasil terekspor. Contoh berikut adalah ekspor data dalam bentuk file excel
C. TAMBAH DATA RECEIPT BANK #
Sama seperti sebelumnya pengguna juga dapat menambah data receipt bank berkaitan dengan pembayaran. Adapun untuk membuka menu pada grup menu bank klik menu Receipt lalu akan muncul laman berikut ini.
Detail tampilan menu receipt :
- Tombol Add Receipt, merupakan tombol yang berfungsi untuk tambah data received yang baru ke sistem
- Tab Data, berisi tab yang mengelompokkan jenis data purchase received berdasarkan status. Data tersebut terdiri atas approved, waiting approved, rejected, dan draft. Data yang muncul sesuai status pada tab tersebut
- Filter dan Tombol Ekspor, merupakan tombol filter data yang menampilkan data berdasarkan jumlah row dan tombol export untuk mengekspor data ke dalam beberapa jenis file
- Tabel Data, berupa tabel data receipt berisi kolom code, date, amount, notes, dan status. Selain itu terdapat link opsi untuk view, edit, delete, dan log ketika data dipilih oleh pengguna yang muncul secara otomatis
Sama seperti sebelumnya untuk opsi tambah data pengguna dapat ikuti langkah berikut ini.
1) Pada bagian atas tabel dat areceipt klik tombol Add Receipt untuk tampilkan menu tambah data berikut
⇓⇓⇓
2) Jika tombol diklik akan muncul form tambah data berupa tab receipt dan items. Pada awalnya pengguna isi data receipt dengan klik select pada pilihan data bank, branch, project, dan lainnya.
3) Apabila pengguna klik select pada pilihan bank maka akan muncul pilihan berikut
4) Pilih data bank yang ada pada form lalu lanjutkan isi data dengan memilih dan mengisi data lain seperti branch, department, project, staff, dan notes.
5) Setelah tab receipt terisi lanjut isi data pada tab items dengan klik salah satu items lalu akan muncul form untuk select data.
⇓⇓⇓
6) Pilih data items sesuai ketentuan setelah itu lanjut klik add items sehingga data items muncul pada list items. Lihat gambar berikut ini.
7) Pada list items isikan data seperti notes dan amount receipt sesuai ketentuan. Pada tahap akhir klik tombol save untuk menyimpan data atau save as draft untuk menyimpannya dalam bentuk draft.
8) Tunggu proses berjalan dan jika berhasil maka data akan masuk ke sistem dan muncul notifikasi sukses berikut ini.
D. VIEW DATA RECEIPT #
Pada opsi ini data receipt juga bisa dilihat detailnya dan pengguna dapat melakukan beberapa opsi pada data tersebut. Adapun untuk penjelsannya silahkan simak ulasan berikut ini.
i. View Data
Pengguna dapat melihat data receipt secara umum melalui beberapa langkah berikut
1) Pada tabel data pilih salah satu data klik link view pada link opsi data
2) Setelah tombol diklik akan muncul form detail data receipt dengan tampilan tab receipt dan items. Pada tab receipt terdapat detail data seperti code, bank, currency, dan lainnya.
3) Pada tampilan di atas juga terdapat tombol opsi seperti send message, send email, dan print pdf serta tombol back
4) Pada bagian bawah laman terdapat beberapa tab berkaitan dengan task seperti reminders, tasks, note, disscuss, attachment, dan journal.
5) Adapun pada tab Items terdapat detail data items yakni data bank dan jumlah saldo receipt. Pada tabel juga terdapat tombol ekspor untuk mengekspor data tabel.
ii. Opsi Tombol
Pada laman ini pengguna dapat gunakan opsi melalui beberapa tombol yakni Send Message, Send email, dan print pdf. Untuk contoh penggunaan tombol bisa disimak poin berikut.
1) Pengguna dapat coba tombol Print PDF dengan klik tombol tersebut maka akan muncul form konfirmasi persetujuan print PDF berikut
2) Pada form konfirmasi pilih pihak yang menyiapkan (Prepared) dan menyetujui (Approved). selanjutnya klik Print PDF untuk memproses print pdf sampai muncul hasil berikut ini.
iii. Export Data Tab Items
Pada tab items terdapat opsi untuk ekspor data ke dalam beberapa jenis file. Untuk melakukannya ikuti langkah berikut.
1) Pada tab items klik tombol Export untuk munculkan form export data berikut
2) Pilih salah satu pilihan export yang ada (Excel, csv, pdf, print) lalu tunggu proses berjalan hingga file berhasil terekspor. Contoh berikut adalah ekspor data dalam bentuk file PDF
E. TAMBAH DATA JOURNAL ENTRY #
Pada opsi finance berikutnya pengguna perlu kelola data akuntansi dengan membuka menu akuntansi dan tambah data journal entri. Adapun untuk melakukannya lihat menu Accounting lalu pilih Journal Entry untuk munculkan tampilan berikut
Detail tampilan journal entry :
- Tombol Tambah Data, merupakan tombol untuk menambah data journal entry.
- Filter Data : merupakan form untuk melakukan filter data berdasarkan tanggal, branch, department, dan project
- Tabel data, berisi data – data jurnal yang ada di sistem berisi kolom journal date, number description, department, project, dan amount atau jumlah uang di jurnal ini
Selain menu di atas terdapat link Opsi Data yang akan muncul jika data dipilih. Link akan muncul secara otomatis berupa link export excel, edit, dan delete data.
Adapun untuk opsi tambah data yang bisa dilakukan ikuti langkah berikut :
1. Pada bagian atas menu klik menu ADD
2. Setelah tombol diklik akan muncul form tambah data journal entry baru. Mula – mula Isi data dengan memilih tanggal, Branch, Project, dan Department. Tanggal journal disini sifatnya wajib sedangkan lainnya opsional. Lihat gambar berikut.
3. Apabila data telah dipilih (Select) selanjutnya isikan data jurnal pada spreadsheet yang sudah disediakan di bawah. Isikan data mulai dari Account (Pilihan otomatis) jumlah uang debit/kredit, dan deskripsi.
4. Jika seluruh data telah sesuai klik tombol Save untuk memproses simpan data jurnal. Jika proses simpan data selesai maka muncul notifikasi sukses dan data akreditasi baru akan muncul di tabel sistem.
⇓⇓⇓
F. VIEW DATA & PRINT PDF JOURNAL ENTRY #
Admin bisa melakukan view journal entry yang baru sekaligus print data tersebut dalam format PDF. Untuk caranya sendiri dapat ikuti langkah berikut :
1. Pilih salah satu data pada tabel lalu klik link view pada daftar link opsi data yang muncul
2. Setelah tombol diklik akan muncul form detail dari journal entry yang ada. Dalam detail terdapat detail journal dalam tab journal berisi data Date, Branch, Number, Project, Department, dan deskripsi.
3. Adapun pada tab details terdapat data Account, Debit, Credit, dan Description serta total yang ada dalam journal ini.
4. Pada bagian lain terdapat tab yang lebih spesifik mengenai jurnal ini berupa reminders, tasks, notes, discuss, attachment, dan Journal. Semua tab berisi data yang berhubungan langsung dengan jurnal yang ada.
5. Adapun untuk melakukan print data pengguna dapat klik tombol Print PDF lalu akan muncul konfirmasi berikut ini.
⇓⇓⇓
6. Pada jendela konfirmasi pilih pihak yang menyiapkan (Prepared) dan menyetujui (Approved) dari journal yang akan diekspor ke PDF.
7. Jika semua sudah tepat klik Print PDF lalu tunggu prosesnya sampai data journal yang ada berhasil diekspor. Lihat gambar berikut
G. TAMBAH DATA CHART OF ACCOUNTS #
Pada opsi ini admin juga perlu mengatur chart of account yang ada di menu sebagai bagian dari kelola keuangan. Untuk melakukannya lihat menu accounting lalu klik Chart Of Account setelah itu akan muncul menu berikut ini.
Detail tampilan menu chart of accounting :
- Tombol Add & Import, merupakan tombol untuk menambah data chart of account dan import account melalui file excel
- Filter Data, merupakan filter data yang bisa digunakan untuk mencari data yang diinginkan berdasarkan account, type, detail type, dan status (Active / inactive). Pada bagian atas tabel terdapat filter export, bulk actions, dan reload.
- Tabel data, berisi data – data Chart of Account dengan kolom nama, type, detail type, Balance (Saldo) primary dan bank, serta kolom status dan options. Selain itu terdapat pula link opsi data yang akan muncul bila pengguna memilih salah satu data. Link tersebut yakni edit dan delete.
Sedangkan untuk lakukan tambah data pengguna dapat ikuti langkah – langkah di bawah ini.
1) Pada bagian atas tabel data klik Tombol Add
2) Setelah tombol diklik akan muncul form tambah data chart of accounts. Mula – mula pengguna perlu isikan data currency, pilihan account type, dan detail type
3) Pilihan type account perlu dipilih dengan cermat dimana type account berhubungan dengan tujuan dari akun untuk dibuat. Sedangkan detail type lebih spesifik mengenai tujuan kegiatan dari akun yang dibuat. Contoh di bawah ini type account yang dipilih adalah expenses dan detailnya adalah utilities. Lihat gambar berikut
4) Pada bagian akhir isikan data berupa nama akun, nomor akun, dan deskripsi. Jika seluruh data telah tepat klik save untuk melakukan simpan data
5) Jika proses berhasil akan muncul notifikasi sukses dan data chart account baru muncul di tabel sistem.
