Pada bab ini kami akan jelaskan mengenai modul Fixed Assets yang menjadi bagian dari aplikasi ERP Appnow serta menu awal assets. Modul fixed assets memiliki fungsi utama sebagai modul yang mengelola aset tetap dari sebuah perusahaan. Dengan adanya modul ini seluruh aset yang ada di perusahaan dapat dicatat dan dikelola secara transapran dan terintegrasi sesuai kodnisi di perusahaan.
Dalam modul tersedia beberapa menu yang mengatur opsi apa saja yang bisa dilakukan dalam pengelolaan aset. Uuntuk tampilan dari daftar modul ini adalah sebagai berikut.
Daftar Menu dari modul fixed assets :
- Assets, adalah menu yang berfungsi mengelola data asset ang yang ada di perusahaan secara umum
- Assets Allocation, merupakan menu yang berguna untuk mengelola alokasi aset dari perusahaan ke tempat atau pihak tertentu
- Assets Revoke, menu yang memiliki fungsi untuk menarik asset yang sudah ada di sistem
- Asset Lost, merupakan menu yang berfungsi untuk melakukan kelola data asset yang hilang di perusahaan
- Asset Broken, adalah menu yang mengelola data aset yang sudah rusak di perushaan
- Asset Warranty, adalah menu yang berfungsi untuk mengelola warranty/garansi dari sebuah aset
- Asset Transfer, menu yang berfungsi untuk melakukan kegiatan transfer aset dari satu tempat ke tempat lain di sistem
- Depreciation, merupakan menu yang mengatur bagaimana depresiasi nilai dari aset yang sudah masuk di perusahaan
- Settings, berisi pengaturan dari menu fixed assets secara lengkap
Adapun untuk awal bab ini kami akan jelaskan tentang menu assets berikut ini.
A. TAMPILAN MENU ASSETS #
Sebagai menu awal menu assets berfungsi mengelola seluruh data aset yang ada di perusahaan. Dalam menu seluruh aset dengan berbagai kategori dapat dikelola oleh pengguna secara detail namun mudah. Pada menu terdapat beberapa opsi yang ada dan untuk buka menu, klik Assets lalu akan muncul tampilan berikut.
Detail tampilan dari menu assets :
- Tombol Add Assets, merupakan tombol yang berfungsi menambah data aset baru ke sistem
- Tab Data, merupakan tampilan tab yang mengelompokkan jenis data dengan tab approved, waiting, rejected, atau draft. Setiap data dikelompokkan sesuai status dalam tab tersebut
- Tabel data, berisi data – data items yang ada di sistem. Tabel berisi kolom seperti Picture, Code, Asset, Purchase Date, Quantitiy, Total Asset Value, dan status. Selain itu terdapat link Opsi Data yang akan muncul jika data dipilih view, edit, dan delete data serta log.
Adapun untuk opsi yang bisa dilakukan di menu ini adalah sebagai berikut.
B. ADD FIXED ASSETS #
Pada opsi awal ini pengguna bisa menambah data asset baru ke sistem. Caranya sendiri adalah sebagai berikut :
1) Pada bagian atas menu klik menu Add Fixed Assets
2) Setelah tombol diklik akan muncul laman tambah data asset dalam beberapa tab yakni fixed assets, other, dan expense account. Pada tab awal isikan data wajib berupa name, purchase date, quantity, deprectiation method, dan year. Lihat gambar berikut
3) Pada bagian lain isikan juga data seperti age month dan beberapa pilihan account dari assets. Untuk mengisi data klik select pada masing – masing piihan account untuk munculkan pilihan data. Lihat gambar berikut.
4) Setelah pengguna klik select pada opsi pilihan account (Asset account, depreciation account, Depreciation expense account), akan muncul popup data berikut. Pilih salah satu data item type lalu lanjut ke pilihan lainnya.
Ket : pilihan account asset
5) Setelah data fixed account diisi isi juga data pada tab other dengan klik select pada pilihan wajib seperti category dan branch.
6) Sama seperti sebelumnya ketika tombol diklik akan muncul pop up pilih data dan pengguna dapat pilih data yang ada. Lihat gambar berikut
Ket : select category
Ket : select branch
7) Setelah data wajib dipilih isikan juga data tambahan lain seperti supplier, warranty, managed by, picture asset, dan note. Lihat gambar berikut
8) Selanjutnya Pada tab expenses isikan data expenses yang sifatnya wajib. Caranya klik select pada pilihan expenses lalu akan tampil pilihan data expenses acccount berikut.
⇓⇓⇓
Ket : pilihan gl account mapping expenses
9) Setelah data expenses dipilih pengguna dapat klik add expense lalu data tersebut akan masuk ke dalam list berikut..
10) Jika seluruh data telah sesuai klik tombol Save untuk memproses simpan data atau Save As Draft untuk menyimpannya ke dalam draft.
11) Jika proses berhasil maka muncul notifikasi sukses dan data baru tampil di tabel data sebagai berikut.
C. VIEW DATA & OPSI #
Pengguna dapat melihat data assets yang telah ada di sistem serta lakukan beberapa opsi data di dalamnya. Untuk lebih jelasnya lihat pembahasan di bawah ini.
1) Untuk opsi lihat data mula – mula pilih data dan klik link view pada link opsi data yang muncul
2) Setelah tombol diklik akan muncul laman detail data assets dengan tab assets dan expenses. Untuk tab assets berisi data asset secara detail dan tab task di bawah laman.
Ket : detail fixed asset
Ket : Tab task
3) Pada bagian tab expenses terdapat data account GL Mapping dari asset yang ada berikut.
4) Selanjutnya pada laman terdapat beberapa tombol opsi seperti send message, send email, print pdf. Untuk opsi send message pengguna dapat klik tombol send message lalu akan tampil form berikut
⇓⇓⇓
5) Pada Opsi lain pengguna juga dapat klik Print PDF lalu tunggu prosesnya sampai file PDF dari data aset terekspor ke sistem seperti gambar berikut.
D. EDIT DATA ASSETS #
Melalui opsi ini pengguna dapat mengedit data asset yang sudah masuk ke sistem bila diperlukan. Adapun untuk melakukanopsi ini silahkan simak langkah berikut.
1) Pada tabel data pilih salah satu item dan klik link edit pada link opsi data yang muncul.
2) Setelah tombol diklik akan muncul laman edit asset yang memiliki tampilan serupa dengan laman tambah data. Pengguna daat langsung edit data dengan mengubah data pada fixed asset dengan ubah name, date, quantity, year, dan lainnya
3) Pada bagian lain dari tab ubah account aset dengan klik select pada masing – masing pilihan bila perlu.
4) Ubah juga data pada tab lain semisal mengubah data pada tab other misalnya data category, branch, supplier
4) Pada tab lain yakni expense Account ubah juga data sesuai ketentuan yang ada.
5) Jika edit data dirasa sudah sesuai lanjut klik tombol Save untuk memprses edit data. Apabila proses berhasil maka akan muncul notifikasi sukses dengan data yang berubah di tabel data
⇓⇓⇓
E. DELETE DATA ASSETS #
Pengguna juga dapat menghapus / delete data asset yang sudah masuk ke sistem bila perlu dihapus. Untuk langkah – langkahnya ikuti poin berikut ini.
1) Pilih salah satu data di tabel lalu klik link delete pada daftar link opsi data
2) jika link diklik secara otomatis akan tampil form konfirmasi hapus data. Klik OK untuk melanjutkan proses hapus data.
3) Tunggu proses hapus berjalan di sistem dan bila hapus data berhasil akan muncul notifikasi sukses berikut dan data berhasil terhapus dari sistem.
