Pada bab ini kami akan jelaskan mengenai modul purchasing aplikasi ERP Appnow dengan menu awal yakni Purchase Order Modul purchasing memiliki kegunaan dalam urusan pembelian item/barang yang perusahaan butuhkan. Kegiatan ini dapat dilakukan dengan sistematis, mudah, dan terintegrasi dalam satu modul.
Dalam modul tersedia beberapa menu mengenai purchasing lengkap dengan masing – masing opsi yang ada di dalamnya. Untuk daftar menu dalam modul ini adalah sebagai berikut.
Daftar Menu dari modul purchasing :
- Purchase Order, merupakan menu yang berfungsi mengelola data purchase order dari perusahaan ke pihak lain
- Purchase Received, merupakan menu dengan fungsi kelola data purchase received yakni pembelian yang diterima dari order sebelumnya
- Purchase Invoice, adalah menu berisi opsi untuk mengelola invoice dari purchasing yang dilakukan perusahaan
- Purchase Payment, adalah menu berisi proses pembayaran purchasing dari invoice sebelmnya
- Purchase Return, berupa menu dengan beberapa opsi berkaitan dengan pengembalian dari purchasing sebelumnya
- Purchase DP, berfungsi untuk mengelola data DP untuk kegiatan pembayaran purchasing
- Vendors, menu yang berfungsi untuk kelola data vendor yang bekerjasama dalam proses purchasing perusahaan
- Settings, berisi pengaturan dari menu purchasing secara lengkap
Adapun untuk awal bab ini kami akan jelaskan mengenai fitur purchase order berikut ini.
A. TAMPILAN MENU PURCHASE ORDER #
Mula – mula pengguna dapat buka grup menu purchasing lalu klik Purchase Order setelah itu akan muncul menu berikut ini.
Detail tampilan menu purchase order :
- Tombol Add, merupa tombol untuk menambah data Purchase Order
- Tab Data, merupakan tab yang mengelompokkan jenis data berdasarkan status mulai dari Approved, Waiting Approved, Rejected, dan Draft.
- Tabel data, berisi data Purchase Order berisi kolom code, customer, vendor name, purchase order date, item request, warehouse, subtotal, discount, total, tax, status. Selain itu terdapat pula link opsi data yang akan muncul bila pengguna memilih salah satu data. Link tersebut yakni view, edit, delete, dan log
Sama seperti menu lainnya di menu ini ada beberapa opsi yang bisa dilakukan pengguna yakni sebagai berikut.
B. TAMBAH DATA PURCHASE ORDER #
Pengguna bisa melakukan tambah purchase order dengan ikuti langkah – langkah berikut ini.
1) Pada bagian atas tabel data klik Tombol Add Purchase Order
2) Setelah tombol diklik akan muncul form tambah data dikelompokkan pada tab purchase order, items, dan delivery. Mula – mula pengguna isi data dengan memilih data wajib berupa vendor, date, dan due date
3) Pada bagian vendor pengguna dapat klik select pada form vendor lalu tampil pop up pilih vendor berikut.
⇓⇓⇓
4) Pada bagian lain isikan data seperti payment terms, item request, branch, department, project, dan notes.
5) Jika sales order sudah diisi lanjutkan input data pada tab items. Caranya pilihlah data items yang ada lalu akan muncul pop up pilihan items seperti gambar berikut.
⇓⇓⇓
6) Jika data item telah dipilih lanjut klik Add lalu secara otomatis data items tersebut akan masuk ke dalam data list item berikut.
7) Pada tab Delivery lakukan hal serupa dengan pilih data delivery addres, delivery, date, danFOB. Lihat gambar berikut
⇓⇓⇓
Ket : select data warehouse
Ket : select purchasing delivery
8) Jika seluruh data di tab delivery telah diisi lanjutkan proses tambah dengan klik save untuk melakukan simpan data atau save to draft untuk menambahkan ke draft
9) Jika proses berhasil akan muncul notifikasi sukses dan data baru muncul di tabel sistem sesuai status seperti contoh berikut statusnya adalah approved.
C. VIEW DATA & OPSI #
Pengguna bisa melakukan view detail data purchase order serta lakukan beberapa opsi yang ada. Lihat poin – poin berikut.
1) Untuk opsi view data pilih salah satu data purchase order lalu klik link view pada link opsi data yang muncul
2) Setelah tombol diklik akan muncul form detail data puchase order berisi seluruh data yang ada. Dalam laman terdapat Tab Purchase Order, Delivery, dan Items. Berikut adalah tampilan sales order awal.
3) Pada bagian bawah tampilan awal terdapat beberapa tab berkaitan dengan task seperti reminders, tasks, note, disscuss, attachment, dan journal. Penjelasan dari tab ini tidak kami paparkan di tutorial ini.
4) Adapun pada tab Delivery dan Items masing – masing juga terdapat detail data yang sudah diinput sebelumnya. Tab delivery berisi detail data delivery dan tab items berisi data items yang diinput sebelumnya
Ket : detail tab items
Ket : detail tab Expenses
5) Pada tampilan laman ini juga terdapat beberapa tombol opsi yang tersedia mulai dari Send Message, Send email, dan print pdf. Setiap tombol bisa digunakan sebagai opsi di menu.
6) Untuk opsi awal adalah send message. Caranya klik send message maka akan muncul form untuk send message sales order sebagai berikut.
⇓⇓⇓
7) Pada opsi lainnya terdapat Print PDF dimana pengguna klik Print PDF lalu akan muncul form konfirmasi berikut.
⇓⇓⇓
8) Pada jendela pilih pihak yang menyiapkan (Prepared) dan menyetujui (Approved) dari data yang akan diekspor PDF. Jika semua sudah tepat klik Print PDF lalu tunggu prosesnya sampai data tersebut berhasil diekspor. Lihat gambar berikut
D. UBAH DATA PURCHASE ORDER #
Pengguna dapat mengubah purchase order dengan mudah bila diperlukan. Caranya cukup mudah yakni sebagai berikut.
1) Pada tabel data pilih data yang akan diubah lalu kik link Edit dari link opsi data
2) Setelah tombol diklik akan muncul form edit data sama seperti tambah data. User dapat edit data sesui ketentuan mulai dari tab purchase order dimana dapat ubah data vendor, terms, dan lainnya. Klik select pada masing – masing pilihan sama saat tambah data.
3) Pada tab lain (Items dan delivery) ubah data berupa items yang ingin diganti atau mengganti jenis delivery dengan data yang baru.
Ket : edit data items
Ket : edit data delivery
4) Jika seluruh data edit telah tepat klik save untuk rubah data. Apabila proses edit data berhasil maka akan muncul notifikasi dan data akan berubah di tabel data sebagai berikut
E. HAPUS DATA PURCHASE ORDER #
Pengguna dapat melakukan hapus data purchasing order jika tidak lagi diperlukan. Untuk lakukan hal ini ikuti langkah berikut.
1) Pilih salah satu data di tabel untuk dihapus, lalu klik link delete
2) Setelah tombol hapus diklik akan muncul konfirmasi untuk menghapus data. Klik OK untuk memproses hapus data tersebut
3) Tunggu proses hapus berjalan dan jika berhasil maka data tersebut akan terhapus dari sistem dan muncul notifikasi sukses