Pada bab ini kami akan jelaskan awal modul accounting dan menu journal entry yang menjadi menu awal dari grup menu ini. Pada menu ini data jurnal dalam akuntansi perusahaan dikelola dengan baik melalui beberapa fitur yang ada. Adapun untuk daftar menu dari accounting adalah sebagai berikut.
Daftar Menu Accounting :
- Journal Entry : menu yang mengatur mengenai jurnal akuntansi dari perusahaan untuk kelola keuangan
- Chart OF Account : Menu yang mengatur chart of account atau bagan akun yang di dalamnya terdapat kode dan akun keuangan yang ada di perusahaan
- Budget : merupakan menu yang mengatur mengenai bdudget atau anggaran di perusahaan
- Setting : merupakan menu yang berisi pengaturan dari seluruh menu Accounting
Adapun untuk penjelasan mengenai fitur di menu Journal entry silahkan simak poin berikut.
A. TAMPILAN MENU JOURNAL ENTRY #
Untuk membuka tampilan awal menu ini pengguna dapat klik menu Journal Entry lalu akan muncul tampilan berikut
Detail tampilan journal entry :
- Tombol Tambah Data, merupakan tombol untuk menambah data journal entry.
- Filter Data : merupakan form untuk melakukan filter data berdasarkan tanggal, branch, department, dan project
- Tabel data, berisi data – data jurnal yang ada di sistem berisi kolom journal date, number description, department, project, dan amount atau jumlah uang di jurnal ini
Selain menu di atas terdapat link Opsi Data yang akan muncul jika data dipilih. Link akan muncul secara otomatis berupa link export excel, edit, dan delete data.
Adapun untuk opsi yang bisa dilakukan (Hanya Admin) di menu ini adalah sebagai berikut.
B. TAMBAH DATA JOURNAL ENTRY #
Admin bisa melakukan tambah data journal entry yang baru dengan mudah melalui langkah berikut :
1. Pada bagian atas menu klik menu ADD
2. Setelah tombol diklik akan muncul form tambah data journal entry baru. Mula – mula Isi data dengan memilih tanggal, Branch, Project, dan Department. Tanggal journal disini sifatnya wajib sedangkan lainnya opsional. Lihat gambar berikut.
3. Apabila data telah dipilih (Select) selanjutnya isikan data jurnal pada spreadsheet yang sudah disediakan di bawah. Isikan data mulai dari Account (Pilihan otomatis) jumlah uang debit/kredit, dan deskripsi.
4. Jika seluruh data telah sesuai klik tombol Save untuk memproses simpan data jurnal. Jika proses simpan data selesai maka muncul notifikasi sukses dan data akreditasi baru akan muncul di tabel sistem.
C. VIEW DATA & PRINT PDF JOURNAL ENTRY #
Admin bisa melakukan view journal entry yang baru sekaligus print data tersebut dalam format PDF. Untuk caranya sendiri dapat ikuti langkah berikut :
1. Pilih salah satu data pada tabel lalu klik link view pada daftar link opsi data yang muncul
2. Setelah tombol diklik akan muncul form detail dari journal entry yang ada. Dalam detail terdapat detail journal dalam tab journal berisi data Date, Branch, Number, Project, Department, dan deskripsi.
3. Adapun pada tab details terdapat data Account, Debit, Credit, dan Description serta total yang ada dalam journal ini.
4. Pada bagian lain terdapat tab yang lebih spesifik mengenai jurnal ini berupa reminders, tasks, notes, discuss, attachment, dan Journal. Semua tab berisi data yang berhubungan langsung dengan jurnal yang ada.
5. Adapun untuk melakukan print data pengguna dapat klik tombol Print PDF lalu akan muncul konfirmasi berikut ini.
6. Pada jendela konfirmasi pilih pihak yang menyiapkan (Prepared) dan menyetujui (Approved) dari journal yang akan diekspor ke PDF.
7. Jika semua sudah tepat klik Print PDF lalu tunggu prosesnya sampai data journal yang ada berhasil diekspor. Lihat gambar berikut
D. EDIT DATA JOURNAL ENTRY #
Pengguna dapat mengubah data journal entry jika diperlukan adanya perubahan. Untuk caranya bisa simak poin berikut :
1. Pilih salah satu data journal entry yang akan diedit lalu klik link edit ketika uncul daftar link opsi data. Lihat gambar berikut
2. Setelah tombol diklik akan muncul form edit data journal entry yang sama saat tambah data. Pengguna dapat edit data sesuai ketentuan misalnya mengubah branch dan pilihan lain atau menambah / ubah data spreadsheet yang ada.
3. Jika edit data dirasa sudah sesuai lanjut klik tombol save untuk mengubah data. Apabila proses berhasil maka akan muncul notifikasi dan data akan berubah di tabel data
E. HAPUS DATA JOURNAL ENTRY #
User dapat hapus data journal entry jika tidak berlaku lagi. Adapun caranya ikuti langkah berikut :
1. Pilih salah satu data journal entry tabel lalu klik link delete pada daftar link opsi data Klik delete
2. Setelah tombol hapus diklik akan muncul konfirmasi untuk menghapus data. Klik Ya untuk melanjutkan proses hapus. Jika proses berhasil maka data akan terhapus dari sistem
F. EKSPOR EXCEL DATA JOURNAL #
Pengguna juga dapat lakukan ekspor data Journal Entry ke file Excel dengan mudah. Caranya sendiri ikuti langkah berikut ini.
1. Pada tabel data pilih salah satu data lalu klik link Export to Excel pada link opsi data
2. Tunggu proses export dilakukan sistem, bila proses ini berhasil maka akan muncul file excel sebagai berikut.
