Pada bagian ini pengguna lanjutkan proses penggunaan ERP dengan melakukan serangkaian kelola data terkait jasa yakni berupa items dan project yang nantinya terkait dengan transaksi. Selengkapnya simak ulasan berikut.

 

A. MENAMBAH DATA ITEMS (JASA) #

Mula – mula pengguna dapat membuka menu items lalu dapat menambah data items dari jasa yang dimiliki secara mudah. Mula – mula untuk buka menu items klik Items lalu akan muncul tampilan berikut.

Detail tampilan menu items :

1. Tombol Add Items, merupakan tombol untuk menambah data items ke sistem
2. Tab Data, merupakan tampilan tab yang mengelompokkan jenis data apakah approved, waiting, rejected, atau draft
3. Tabel data, berisi data – data items yang ada di sistem. Tabel berisi kolom seperti image, item, type, category, warehouse, department, project, price dan status

Selain itu pada tabel terdapat link Opsi Data yang akan muncul jika data dipilih. Link akan muncul secara otomatis berupa view, add picture, edit, dan delete data serta log.

 

Adapun untuk opsi tambah data pengguna dapat melakukan serangkaian langkah di bawah ini.

1) Pada bagian atas menu klik menu ADD ITEMS

2) Setelah tombol diklik akan muncul form tambah data items. Pada form terdapat masing – masing tab input berupa Items, Pricing, Unit, dan GL Account. Lihat gambar berikut

 

3) Mula – mula pada tab items pengguna pilih data berupa item type karena wajib. Klik select pada opsi lalu akan tampil form sesuai gambar berikut. Pilih salah satu data item type lalu lanjut pilih data berupa services.

4) Pilih juga data lain yang akan diinput mulai dari nama, code, (Wajib) dan pilihan lain seperti item header, part type, dan category. Lihat gambar berikut

 

5) Lanjutkan tambah data dengan klik tab dan isiskan data price. Isi data mulai dari Default price (Wajib), level price dari 1 sampai 5, default discount, buy price, dan witholding tax yang sifatnya opsional.

6) Pada tab selanjutnya yaitu unit isikan data unit dari barang yang akan diinput. Isikan default unit, default conversion, level unit dan level conversion berikut.

7) Pada tab akhir yaitu GL Account pilih data akun yang ada mulai dari inventory account hingga unbilled goods account. Lihat gambar berikut ini.

8) Jika seluruh data telah sesuai klik tombol Save untuk memproses simpan data atau Save As Draft untuk menyimpannya ke dalam draft.

9) Jika proses berhasil maka muncul notifikasi sukses dan data baru tampil di tabel data sebagai berikut.

 

B. VIEW DATA & OPSI ITEMS #

Setelah tambah data pengguna juga dapat melakukan view dari data items yang sudah masuk ke sistem dan melakukan beberapa opsi. Selengkapnya lihat poin berikut ini.

1) Untuk lihat data pilih salah satu data pada tabel lalu klik link view pada link opsi data yang muncul

2) Setelah tombol diklik akan muncul form detail items berisi seluruh data yang sudah diinput. Dalam laman terdapat Tab Items, Price, Unit, Picture, GL account, dan Stock. Untuk tab items terdapat informasi data items secara detail sebagai berikut.

3) Pada bagian bawah laman terdapat tab opsional berisi beberapa tab yang berhubungan dengan task. Tab yang ada terdiri dari reminders, tasks, notes, discuss, attachment, dan journal. Untuk pembahasan opsi ini tidak kami jelaskan di modul ini.

4) Selanjutnya pada tab Pricing dan Unit masing – masing terdapat detail berupa pricing dan unit dari masing – masing item. Adapun pada tab lain terdapat picture, gl account, dan stock (Tidak dibahas di panduan ini).

Ket : detail tab pricing

Ket : detail tab unit

 

C. TAMBAH DATA PROJECTS #

Pada bagian ini kami jelaskan mengenai tahap selanjutnya dari kelola items berua tambah projects yang mana berkaitan dengan items dan customer yang dikelola. Data project nantinya dapat ditambahkan sebagai opsi untuk items di menu items. Adapun untuk melakuan tambah data project ikuti langkah berikut.

1) Buka menu projects maka akan muncul tampilan awal berikut.

2) Dari menu di atas terdapat beberapa detail berikut :

1. Tombol Opsi, berisi beberapa tombol opsi kelola data project seperti new data customer dan view gantt chart projects
2. Summary, merupakan tampilan ringkasan data projects yang sudah masuk ke sistem
3. Tabel data, berisi data projects dan terdiri atas kolom project name, customer, tag, start and deadline, members, dan status. Pada data nama project bila diklik akan mengarahkan pada laman view projects

 

3) Adapun untuk tambah data pada bagian atas tampilan menu klik tombol New Project

4) Setelah tombol diklik akan muncul laman tambah data projects. Admin dapat isi data awal project berupa project name, pilihan customer, dan pilihan ceklis proggress dari task

 

5) Selanjutnya isikan pilihan billing type dan project status dimana admin dapat memilih pilihan billing type apakah fixed, project hours, atau task hours. Sedangkan project status dapat dipilih in progrees, hold, cancelled, atau finished

Ket : pilihan billing dan status

Ket : billing type

Ket : pilihan proejct status

6) Pada bagian lain isikan data berupa total rate (Tarif), estimated hours, members, start date, deadline, dan tags. Lihat data berikut

7) Pada bagian lainnya terdapat deskripsi projek dan admin dapat isikan deskripsi sesuai ketentuan yang berlaku.

8) Pada bagian lain dari tambah projecs isikan pilihan ceklis project settings dimana ceklis ini berfungsi untuk mengatur customer untuk dapat mengakses atau melihat data project dalam beberapa opsi.

9) Admin dapat lakukan centang atau tidak pada beberapa ceklis yang ada. Selain itu admin juga dapat pilih visible tabs yang nanti akan ditampilkan pada laman project

10) Pada tahap akhir jika seluruh data sudah tepat termasuk ceklis yang ada klik tombol Save untuk memproses simpan data

 

11) Tunggu proses save berjalan di sistem dan jika berhasil maka data akan masuk ke sistem dan otomatis akan muncul laman view project berikut ini

12) Jika data sudah masuk ke sistem pada tabel data project data tersebut akan masuk ke dalam tabel data project seperti contoh di bawah ini

 

D. VIEW DATA PROJECTS #

Mula – mula admin dapat melihat data awal projects melalui beberapa langkah berikut.

1) Pilih salah satu data yang ada di tabel projects lalu klik salah satu data projects

2) Jika salah satu data dipilih maka akan tampil laman awal dari projects berikut ini

 

3) Dari tampilan terdapat detail sebagai berikut :

1. Detail project & Tab data yang terdiri dari overview, tasks, timesheets, milestones, files, discussion, gantt, tickets, sales, purchase, dan tab lainnya.
2. Tombol new task & more untuk opsi data pada projects
3. Tampilan overview, berisi tampilan awal dari project berisi detail data billing type, rate, date, estimated hours. Selain itu ada grafik menginformasikan progress dari projects
4. Tampilan task & expenses overview, merupakan tampilan overview yang memberitahukan task dan expenses dari sebuah projects

 

4) Adapun pada bagian lain tampilan terdapat deskripsi, members (a) dan grafik aktifitas (b) berikut ini.

5) Pada bagian lain laman ketika admin klik tombol more akan muncul beberapa opsi terkait projects berikut.

6) Dari opsi yang ada misalnya edit, copy, mark, export, dan lainnya semua berkaitan dengan kelola data projects. Untuk penjelasan mengenai opsi ini akan dibahas pada tutorial berikutnya