Menu ini berfungsi untuk mengelola data vendor yang berkaitan langsung dengan seluruh proses purchasing. Jadi pada purchasing wajib ada data vendor sebagai bagian dari transaksi yang dilakukan perusahaan. Pada menu pengguna bisa mengelola data vendor dengan beberapa opsi yang tersedia sebagai berikut.
A. TAMPILAN MENU VENDORS #
Untuk buka menu ini pengguna dapat klik menu Vendors lalu akan muncul laman berikut.
Detail tampilan menu di atas adalah sebagai berikut :
- Tombol Add Vendors, adalah tombol yang berfungsi untuk tambah data vendors baru ke sistem
- Tab Data, berisi tab yang mengelompokkan jenis data vendors berdasarkan status. Data tersebut terdiri atas approved, waiting approval, rejected, dan draft
- Tabel Data, berupa tabel data vendors dengan kolom code, name, address, phone, email, payment terms, note, is service seller, dan Status. Selain itu terdapat link opsi untuk view, edit, delete, dan log yang otomatis muncul ketika data dipilih oleh pengguna.
Pada menu ini terdapat beberapa berapa opsi yang bisa dilakukan oleh pengguna antara lain sebagai berikut.
B. TAMBAH DATA VENDORS #
Pengguna bisa melakukan tambah data vendors ke sistem melalui beberapa tahap dan langkah berikut. Karena cukup panjang kami jelaskan dalam beberapa tahapan.
a. Tambah Data Awal & Contact
Mulanya pengguna perlu tambah data awal yakni data diri vendor beserta kontak yang ada dengan melihat poin berikut.
1) Pada bagian atas tabel data klik tombol Add Vendors untuk munculkan form tambah data
2) Setelah form tambah data muncul terdapat beberapa tab seperti vendor, contact, bank account, balance, tax, dan gl mapping.
3) Untuk tahap awal isi data vendor dengan isi data wajib misalnya code, name, dan category. Untuk category pengguna dapat klik select lalu pilih data pada form yang muncul. Lihat gambar berikut
Ket : pilih vendor category
4) Setelah data diisi pengguna juga perlu isi data wajib lain seperti alamat, currency dan pilihan payment terms. Untuk memilih data tersebut klik select pada payment terms lalu pilih data pada form berikut ini.
Ket : pilih data payment terms
5) Pada langkah selanjutnya lihat pada tab contact dan isikan data kontak dari vendor secara lengkap mulai dari name, email, position, dan phone. Setelah data diisi klik add contact untuk tambah kontak baru. Lihat gambar berikut
b. Tambah Data Bank Account & Balance Vendors
Pada tahap selanjutnya pengguna harus input data Bank Account dan balance dari vendor yang tersedia sesuai ketentuan. Lihat langkah berikut ini.
1) Pada laman tambah data lihat tab bank account lalu isikan data bank secara lengkap berupa bank name, account number, dan bank account name. Setelah itu klik tombol Add Bank
2) Setelah tombol add diklik secara otomatis akan data bakn akan masuk ke list bank yang ada di bawah laman dan pengguna masih bisa hapus data tersebut bila tidak sesuai.
3) Langkah selanjutnya pada tab balanced pengguna isi data dengan memilih tanggal, payment terms, transaction number, opening balanced, dan. Untuk payment terms pengguna dapat klik select lalu pilih data pada form yang muncul. Lihat gambar berikut
4) Setelah data diisi pengguna dapat klik add untuk menambahkan data balanced dan secara otomatis data tersebut akan muncul di list berikut.
5) Data list balanced atau bank dapat dihapus bila perlu namun bila seluruh data sudah sesuai lanjut pada langkah selanjutnya (Akhir) yakni tambah data tax settings dan gl mapping
c. Tambah Data Tax Settings & GL Account Mapping
Pada tahap akhir pengguna dapat isikan data tax settings dan GL account mapping ke dalam data vendors sesuai ketentuan. Untuk melakukan hal ini ikuti langkah berikut.
1) Pada laman add vendors buka tab tax settings lalu isikan data berupa tax number, tax NPPKP number, serta pilihan tax document type dan tax document transaction.
2) Untuk pilihan select pengguna dapat langsung klik select lalu pilih data tax document type / tax document transaction ketika form muncul. Lihat gambar berikut
Ket : pilih tax document type
Ket : pilih tax document transaction
3) Setelah data tax diisi pengguna dapat beralih ke tab gl mapping dengan memilih data GL Mapping. Caranya sama dengan klik select pada pilihan account down payment dan account payable berikut
Ket : pilih data payment account
4) Pada tahap akhir jika seluruh data pada tab telah diisi klik save untuk simpan data atau save as draft.
5) Tunggu proses simpan data berjalan dan jika berhasil maka akan muncul notifikasi sukses dan data vendors masuk ke sistem. Lihat gambar berikut.
C. VIEW DATA #
Pengguna dapat melakukan opsi view data dari vendors yang sudah masuk ke sistem. Untuk melakukan hal ini dapat mengikuti langkah – langkah di bawah ini.
1) Pada tabel data vendors klik link view pada link opsi data yang muncul
2) Setelah tombol diklik akan tampil laman detail vendors secara lengkap yang dibagi dalam beberapa tab sesuai dengan data yang diinput sebelumnya. Pada tampilan awal terdapat tab vendors dan contact yang memberi info detail mengenai vendors berikut ini.
Ket : tab vendors
Ket : tab contact
3) Pada tab lain yakni bank account dan balance terdapt informasi mengenai data keuangan dari vendors tersebut.
Ket : tab bank accounts
Ket : tab balanced
3) Pada tab terakhir terdapat tab tax settings dan GL Mapping yang menampilkan informasi mengenai perpajakan dan account GL vendors. Lihat gambar berikut
Ket : tab tax settings
Ket : tab GL Mapping
D. EDIT DATA VENDORS #
Pada opsi ini data data vendors dapat diedit pengguna bila diperlukan perubahan datan. Untuk langkah – langkah dari opsi ini dapat dilihat pada poin berikut.
1) Pada tabel data vendors pilih salah satu data lalu klik link edit.
2) Setelah link diklik akan muncul laman edit data yang memiliki tampilan sama dengan form tambah data. Pengguna dapat langsung edit data sesuai ketentuan mulai dari mengubah data vendors seperti data vendor, nomor handphone dan data lainnya.
3) Lanjutkan edit data dengan ubah data contact, bank account, dan balance seperti pada gambar berikut ini.
Ket: Edit contact
Ket: Edit bank account
Ket: Edit balance
4) Pada tahap akhir ubah juga tax settings dan GL Mapping dengan klik select dan pilih data yang ingin diubah.
5) Jika seluruh data sudah tepat klik Save untuk memproses edit data. Jika proses berhasil maka data akan berubah di sistem
E. HAPUS DATA VENDORS #
Pengguna juga dapat lakukan opsi hapus data vendors jika data tidak sesuai lagi. Adapun langkah dari opsi tersebut adalah sebagai berikut.
1) Plih salah satu data yang akan dihapus lalu klik link Delete dari link yang otomatis muncul
2) Setelah tombol hapus diklik akan muncul konfirmasi untuk menghapus data. Klik OK untuk lanjutkan proses hapus data.
3) Tunggu proses hapus berjalan di sistem dan jika berhasil maka akan muncul notifikasi sukses hapus data berikut.